Первое бронирование на Bronevik.com: что делать объекту размещения
Первое бронирование через Bronevik.com означает, что объект уже появился в каналах продаж и клиент оформил размещение для гостя. Дальше отелю важно правильно обработать заявку: проверить условия проживания и способ оплаты, при необходимости выставить счёт, обратить внимание на тип гарантии и подготовиться к заезду.
Основная информация по заказу приходит в готовом бланке бронирования, поэтому начинать стоит именно с него. Разберём весь порядок действий после получения первой заявки.
Где появляется первое бронирование
Бланк заявки на бронирование Bronevik.com направляет на электронную почту, указанную в Личном кабинете объекта.
Если у отеля подключён канал Bronevik.com в Менеджере каналов, заявка дополнительно выгружается туда.
Что проверить в заявке
После получения первого бронирования не стоит ограничиваться только датами проживания и именем гостя. В заявке Bronevik.com содержатся параметры, от которых зависит дальнейшая работа объекта: как будет произведена оплата, кто гарантирует бронирование и какие условия действуют в случае незаезда.
В первую очередь проверьте способ оплаты. Bronevik.com предусматривает два основных сценария:
- безналичный расчёт;
- оплата при заселении непосредственно гостем.
Далее посмотрите забронированный тариф. Это особенно важно, если в дальнейшем возникнет отмена или незаезд: размер возможного штрафа определяется условиями именно того тарифа, который был выбран при бронировании.
Если в заявке стоит оплата при заселении, дополнительно проверьте тип гарантии. Он может быть двух видов:
- Гарантия Bronevik.com — в случае незаезда гостя сумму штрафа возмещает Bronevik.com по безналичному расчёту.
- Гарантия банковской картой гостя — при незаезде объект может списать установленный тарифом штраф с карты гостя после её предварительной предавторизации.
Если для работы с бронированием потребуется связаться с менеджером Bronevik.com, его контакты также могут быть указаны в заявке. В частности, именно к этому менеджеру рекомендуется обращаться, если банковская карта гостя оказалась недействительной или на ней недостаточно средств.
А если вопрос необходимо уточнить непосредственно у гостя, его контакты можно запросить в Личном кабинете в разделе «Брони».
Таким образом, при получении первого бронирования удобно проверять заявку в одной последовательности: способ оплаты → тариф → тип гарантии → дальнейшие действия по оплате или подготовке к заезду. Это позволяет сразу понять, что именно требуется от объекта по конкретной брони.
Если в заявке указана безналичная оплата
Если в заявке Bronevik.com указан безналичный расчёт, оплату за бронирование объект получает через Bronevik.com. Порядок действий зависит от того, работает ли объект по отдельным счетам или по реестровой схеме.
Если счёт выставляется по конкретному бронированию
В день получения бронирования необходимо выставить счёт на его оплату.
Счёт оформляется на реквизиты ООО «Компания Броневик» и направляется на: billing@bronevik.online.
В теме письма обязательно указывается номер бронирования через знак #. Например: #32529116
Это позволяет Bronevik.com связать полученный документ с конкретной заявкой. Срок самой оплаты определяется договором между объектом размещения и Bronevik.com. Поэтому после отправки счёта ориентироваться необходимо на условия заключённого договора.
Если объект работает по реестру
При реестровой схеме отдельный расчёт по каждой заявке заменяется сверкой состоявшихся проживаний за отчётный период.
После его окончания необходимо сформировать реестр либо согласовать данные онлайн в Личном кабинете:
«Финансы» → «Сверка услуг».
В такую сверку включаются состоявшиеся проживания с безналичным способом оплаты. Если объект использует реестр в виде отдельного документа, подписанный реестр направляется на: payment@bronevik.com.
Но если сверка была согласована онлайн через Личный кабинет, дополнительно отправлять реестр по электронной почте уже не требуется.
Что происходит дальше
После выполнения предусмотренных договором действий Bronevik.com производит оплату в соответствии со сроками, закреплёнными в договоре с объектом.
Что делать с документами для гостя
При безналичном способе оплаты есть ещё одно важное правило: не нужно оформлять гостю закрывающие документы от имени объекта размещения.
Если гость запросит такие документы, его необходимо перенаправить в Bronevik.com. Это правило стоит заранее донести до сотрудников ресепшен и бухгалтерии, чтобы при первом же безналичном бронировании документы не были оформлены по неверной схеме.
Если гость оплачивает проживание при заселении
Если в заявке указан способ оплаты при заселении, стоимость проживания принимает непосредственно объект размещения.
В этом случае основное внимание после получения бронирования нужно уделить не выставлению счёта, а типу гарантии, который указан в заявке. От него зависит, что произойдёт, если гость не приедет.
Bronevik.com предусматривает два варианта.
Гарантия Bronevik.com
Если бронирование оформлено с гарантией Bronevik.com, платформой гарантируется оплата штрафа при незаезде гостя.
В этом случае сумма штрафа возмещается объекту по безналичному расчёту. Для объекта это означает, что при обработке такого бронирования важно сохранить условия заявки и понимать, какой тариф был забронирован, поскольку именно условия тарифа определяют применимые правила отмены и незаезда.
Гарантия банковской картой гостя
Во втором варианте гарантом бронирования выступает банковская карта, данные которой гость оставляет при оформлении заказа.
Как Bronevik.com получает агентское вознаграждение
Поскольку стоимость проживания при этом сценарии объект получает непосредственно от гостя, расчёт с Bronevik.com проходит отдельно.
По таким бронированиям Bronevik.com направляет объекту счёт на оплату агентского вознаграждения согласно оферте не позднее семи дней после окончания очередного отчётного периода, оплатить который необходимо в течение пяти банковских дней. В случае если подписывается бумажный договор, сроки выставления и оплаты счёта устанавливаются индивидуально.
Таким образом, схема выглядит так: гость оплачивает проживание объекту, а после завершения отчётного периода объект рассчитывается с Bronevik.com по агентскому вознаграждению.
Что означает гарантия Bronevik.com
Если в заявке указана гарантия Bronevik.com, оплату бронирования гарантирует платформа. В случае незаезда гостя сумма штрафа возмещается объекту по безналичному расчёту. Размер и условия штрафа при этом зависят от забронированного тарифа и действующего для него правила аннуляции. Поэтому при обработке заявки важно смотреть не только способ оплаты, но и условия самого предложения.
Как работает гарантия банковской картой гостя
Если в заявке указана гарантия банковской картой гостя, данные карты используются как обеспечение бронирования на случай незаезда.
Сведения о банковской карте доступны объекту в Личном кабинете Bronevik.com.
Проведите предавторизацию карты
Для дальнейшего списания штрафа должна быть предварительно выполнена предавторизация карты.
Это необходимо учитывать заранее, а не только после того, как стало известно о незаезде. Если гость не приезжает, объект может списать сумму штрафа согласно забронированному тарифу. То есть размер штрафа не определяется произвольно в момент незаезда — он должен соответствовать условиям того предложения, которое клиент выбрал при бронировании.
Что делать, если карта не работает
При проверке карты может выясниться, что:
- карта недействительна;
- на ней недостаточно средств.
В этом случае мы рекомендуем не отменять бронирование самостоятельно без взаимодействия с платформой.
Необходимо связаться с менеджером, контакты которого указаны в заявке, и сообщить о проблеме с картой. Далее вопрос решается с менеджером для последующей отмены брони.
Где посмотреть данные карты
Данные банковской карты гостя доступны в Личном кабинете.
Для сотрудника объекта это означает, что необходимые сведения не нужно запрашивать по электронной почте у гостя или у партнёра — работа с гарантией осуществляется через данные, доступные в системе Bronevik.com.
Как связаться с гостем
Если до заезда необходимо уточнить информацию непосредственно у гостя, его контакты можно запросить в Личном кабинете.
Для этого откройте раздел «Брони». Через него можно получить контактные данные гостя для связи по вопросам, связанным с проживанием. Например, такая связь может понадобиться, если необходимо уточнить детали предстоящего заезда.
При этом важно сохранять разделение ролей: клиентом может быть партнёр Bronevik.com, который оформил заказ, а гостем — человек, непосредственно приезжающий в объект.
Какие документы отель получит после отчётного периода
Основным отчётным документом при работе с Bronevik.com является Отчёт агента.
Он направляется объекту по электронной почте с адреса: agent@bronevik.com. Отчёт формируется после окончания каждого отчётного периода.
Если по документу возникли вопросы, ответьте на письмо с рассылкой — поддержка свяжется с объектом.
Короткий чек-лист после получения первого бронирования
После поступления заявки:
- Откройте бланк бронирования.
- Проверьте даты, данные гостя и тариф.
- Посмотрите способ оплаты.
- При безналичной оплате выставьте счёт или действуйте по реестровой схеме.
- При оплате в объекте проверьте тип гарантии.
- При необходимости запросите контакты гостя в разделе «Брони».
- Подготовьте объект к заселению в соответствии с условиями заявки.
Вопрос — ответ
— Куда приходит заявка Bronevik.com?
— На электронную почту, указанную в Личном кабинете. При подключённом Менеджере каналов бронирование также выгружается туда.
— Как понять, каким образом оплачивается проживание?
— Способ оплаты указан непосредственно в заявке. Это может быть безналичный расчёт через Bronevik.com либо оплата гостем при заселении.
— Что делать при незаезде?
— Порядок зависит от типа гарантии. При гарантии Bronevik.com штраф возмещает платформа, при гарантии банковской картой гостя объект может списать штраф согласно условиям тарифа после предавторизации карты.
Первое бронирование — дальше всё по понятной схеме
После первого заказа работа с Bronevik.com сводится к нескольким понятным действиям: получить заявку, проверить способ оплаты и условия тарифа, выполнить необходимые финансовые действия и подготовиться к приезду гостя.
Все основные сведения уже содержатся в бронировании, а заявки, контакты и финансовые операции можно контролировать через Личный кабинет. После нескольких заказов этот процесс становится частью обычной операционной работы объекта.
Bronevik.com — крупнейший в России отельный консолидатор и агрегатор каналов продаж для отелей и других средств размещения. В базе Bronevik.com более 120 000 объектов в 6 000 населенных пунктах России, СНГ и ближнего зарубежья: от отелей и хостелов до апартаментов и глэмпингов, с которыми мы работаем только напрямую, без посредников. Размещение отеля на Bronevik.com позволяет одновременно вывести его на все подключенные площадки бронирования — без заключения десятков отдельных договоров.
Зарегистрируйте свой отель бесплатно на Bronevik.com с помощью онлайн-формы.