Как выставить счёт на оплату
Когда бронирование оплачивается через Bronevik.com, объекту размещения необходимо своевременно передать счёт по конкретной заявке. От правильности оформления письма и вложения зависит, сможет ли система автоматически распознать документ и направить его на обработку.
Процедура состоит всего из двух шагов: подготовить отдельный счёт по каждой заявке и отправить его на специальный электронный адрес. Главное — не объединять в одном письме несколько заявок и правильно указать номер бронирования.
Разберём, как передать счёт без ошибок и что проверить перед отправкой.
В каких случаях отель самостоятельно выставляет счёт
Инструкция предназначена для объектов, которым необходимо передавать счета по отдельным заявкам на бронирование.
Если у объекта используется реестровый способ оплаты, счёт формируется автоматически после сверки услуг. В этом случае отправлять отдельный документ по каждой заявке не требуется.
Однако при работе по заявкам отель самостоятельно подготавливает счёт и направляет его в Bronevik.com. Для каждого бронирования нужен отдельный документ.
Шаг 1. Подготовьте отдельный счёт по каждой заявке
Счёт выставляется отдельно для каждого бронирования. Не объединяйте услуги по нескольким заявкам в один документ, даже если они относятся к одному клиенту, гостю или периоду проживания.
В счёте должна быть указана информация только по одной заявке. Это необходимо для того, чтобы документ можно было правильно сопоставить с конкретным бронированием и передать на дальнейшую обработку.
Перед отправкой проверьте:
- номер заявки;
- наименование объекта размещения;
- стоимость услуги;
- даты проживания;
- реквизиты получателя;
- итоговую сумму;
- соответствие счёта условиям бронирования.
Стоимость в документе должна соответствовать сумме, которую Bronevik.com должен перечислить объекту по конкретной заявке.
В каком формате можно отправить счёт
Bronevik.com принимает счета в следующих форматах:
- JPG;
- PNG;
- BMP;
- TIFF;
- DOC;
- XLS;
- HTML.
Перед отправкой убедитесь, что файл открывается и вся информация в нём хорошо читается. Если используется фотография или отсканированная копия, проверьте, что документ полностью попал в кадр. На изображении должны быть видны реквизиты, сумма, номер и дата счёта.
Не рекомендуется отправлять:
- повреждённые файлы;
- пустые документы;
- фотографии с обрезанными краями;
- нечитаемые сканы;
- несколько счетов в одном файле;
- документы, относящиеся к разным заявкам.
Шаг 2. Отправьте счёт на электронную почту
Готовый документ необходимо отправить на адрес: billing@bronevik.online
Каждый счёт отправляется отдельным письмом. В одном письме должен находиться только один документ, относящийся только к одной заявке.
Такое правило связано с автоматической обработкой входящих сообщений. Робот сопоставляет тему письма с номером заявки, а вложение — со счётом по этому бронированию.
Как правильно указать тему письма
В теме письма укажите номер заявки в следующем формате: #12345678
Перед номером должен стоять знак решётки. Пробелы между знаком и цифрами ставить не нужно.
- Заявка 12345678;
- Счёт по заявке № 12345678;
- 12345678;
- № 12345678;
- #_12345678.
Что должно быть в одном письме
Одно письмо должно соответствовать простой схеме:
- одна тема с номером заявки;
- одно вложение;
- один счёт;
- одна заявка.
Например, если необходимо передать счета по пяти бронированиям, нужно подготовить и отправить пять отдельных писем.
Важно: нельзя прикреплять к одному сообщению архив с несколькими документами или несколько файлов по разным заявкам, иначе робот не сможет обработать письмо.
Как выглядит правильная отправка счёта
Допустим, отелю нужно выставить счёт по заявке № 12345678.
Порядок действий будет таким:
- Подготовьте счёт только по заявке № 12345678.
- Сохраните его в одном из поддерживаемых форматов.
- Создайте новое письмо.
- В поле получателя укажите billing@bronevik.online.
- В теме письма напишите #12345678.
- Прикрепите один файл со счётом.
- Проверьте тему, вложение.
- Отправьте сообщение.
Если затем нужно передать документ по заявке № 87654321, создайте новое письмо и повторите процедуру с другим счётом.
Нужно ли писать текст в самом письме
Нет, достаточно правильно указать тему письма. При необходимости можно кратко написать, что во вложении находится счёт по указанной заявке. Но не заменяйте таким пояснением правильную тему письма: именно номер в формате #12345678 позволяет системе определить бронирование.
Где взять номер заявки
Используйте номер бронирования, указанный в личном кабинете Bronevik.com. Откройте раздел «Брони» и найдите нужный заказ. Перед подготовкой письма внимательно сверьте номер заявки с данными в счёте.
Ошибка даже в одной цифре может привести к тому, что документ будет привязан не к тому бронированию или не пройдёт автоматическую обработку.
Особенно внимательно проверяйте номера, если одновременно выставляете несколько счетов.
Частые вопросы о выставлении счетов на оплату
— Куда отправлять счёт на оплату?
— Счёт необходимо отправить на адрес billing@bronevik.online.
— Можно ли отправить несколько счетов одним письмом?
— Нет. Каждый счёт направляется отдельным письмом и должен относиться только к одной заявке. Иначе робот не сможет обработать сообщение.
— Можно ли выставить один счёт сразу по нескольким бронированиям?
— Нет. По каждой заявке необходимо подготовить отдельный счёт.
— Нужно ли писать название отеля в теме письма?
— Нет. В теме письма нужно указать номер заявки в установленном формате.
— Что делать объекту с реестровым способом оплаты?
— Для реестровых объектов счёт выставляется автоматически после сверки услуг. Отдельно направлять документ по каждой заявке не нужно.
— Почему письмо может не обработаться автоматически?
— Основные причины — несколько счетов в одном письме, неверная тема, пробел в номере заявки, отсутствие вложения или несоответствие счёта указанному бронированию.
Передавайте счета без лишней переписки
Процедура выставления счёта в Bronevik.com построена так, чтобы документ можно было быстро связать с нужной заявкой и направить на обработку. Отелю достаточно подготовить отдельный счёт, указать номер бронирования в теме и отправить файл на специальный адрес.
Подключайтесь к Bronevik.com — открывайте новый канал продаж и получайте бронирования от туроператоров, корпоративных клиентов и других партнёров платформы.
Bronevik.com — крупнейший в России отельный консолидатор и агрегатор каналов продаж для отелей и других средств размещения. В базе Bronevik.com более 120 000 объектов в 6 000 населенных пунктах России, СНГ и ближнего зарубежья: от отелей и хостелов до апартаментов и глэмпингов, с которыми мы работаем только напрямую, без посредников. Размещение отеля на Bronevik.com позволяет одновременно вывести его на все подключенные площадки бронирования — без заключения десятков отдельных договоров.
Зарегистрируйте свой отель бесплатно на Bronevik.com с помощью онлайн-формы.