Регистрационная карта гостя
Регистрация гостей в гостинице — обязательная процедура, предусмотренная законодательством РФ. Она необходима для учёта пребывания граждан по месту временного проживания, а также для обеспечения безопасности и порядка. Независимо от того, заселяется ли человек в небольшой отель или крупную гостиницу, его данные фиксируются в специальной регистрационной карте гостя.
Эта карточка содержит основную информацию о туристе, сроках его пребывания, документе, удостоверяющем личность, и других важных сведениях. В статье разберём, как происходит регистрация в гостинице, какие документы нужны при заселении, что такое регистрационная карта, как её правильно заполнить и какие ошибки при этом бывают.
Основные правила регистрации гостей
Регистрация в гостинице регулируется нормами Постановления Правительства РФ от 18 ноября 2020 г. N 1853 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации», а также Постановлением Правительства РФ № 713.
Гостиницы, отели, апартаменты и иные средства размещения обязаны регистрировать всех постояльцев — как граждан РФ, так и иностранных граждан, прибывших в страну временно. Регистрация осуществляется по месту пребывания, то есть по адресу конкретного отеля, где человек фактически проживает.
Процесс регистрации российских граждан
Регистрация российских граждан в гостинице происходит по упрощённой схеме. При заселении гостю нужно предъявить паспорт гражданина РФ, а также заполнить регистрационную карту. Процесс обычно включает несколько шагов:
- Гость предоставляет документ, удостоверяющий личность.
- Сотрудник отеля вносит данные в базу и оформляет регистрационную карточку.
- Гостю выдают экземпляр регистрационной карты или квитанцию, подтверждающую регистрацию по месту пребывания.
Эта процедура бесплатна и занимает всего несколько минут. При этом срок регистрации ограничивается сроком пребывания гостя в гостинице. После выезда сведения о нём снимаются с регистрационного учёта.
Регистрация иностранных граждан
Регистрация иностранных граждан в гостинице имеет свои особенности. Согласно миграционным правилам РФ, отель обязан уведомить МВД о прибытии иностранного гражданина в течение одного рабочего дня.
Для этого постоялец предоставляет:
- паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
- миграционную карту (если требуется);
- визу (для въездных стран, где она обязательна).
Сотрудники гостиницы заполняют уведомление о прибытии, передают его в подразделение МВД и оформляют регистрационную карточку. Гостю выдают отрывную часть уведомления — документ, подтверждающий регистрацию по месту пребывания.
Иностранные гости не должны самостоятельно обращаться в МВД: всю процедуру выполняет отель. При выезде регистрация аннулируется автоматически.
Что такое регистрационная карта?
Регистрационная карта гостя — это официальный документ, форма учёта, содержащая сведения о человеке, проживающем в гостинице. Её оформление — обязательный элемент процедуры заселения.
Карточка служит подтверждением того, что гость заселился в отель и прошёл регистрацию в соответствии с требованиями законодательства. Кроме того, она помогает администрации вести внутренний учёт гостей и соблюдать требования миграционного контроля.
Регистрационная форма обычно включает следующие поля:
- фамилия, имя, отчество гостя;
- гражданство;
- реквизиты документа, удостоверяющего личность;
- адрес постоянного проживания;
- цель приезда и срок пребывания;
- подпись гостя и дата заполнения.
Как правильно заполнить регистрационную карту?
Заполнение регистрационной карты происходит при заселении. Гость лично вносит свои данные, а сотрудник гостиницы проверяет правильность заполнения.
Чтобы всё прошло корректно:
- Данные указываются строго в соответствии с паспортом или другим документом.
- Нельзя использовать сокращения или неразборчивые подписи.
- Обязательно указываются даты заезда и выезда, а также цель пребывания.
- Карточка подписывается как гостем, так и администратором.
В большинстве современных отелей регистрация автоматизирована: данные заносятся в систему, а бумажная форма распечатывается и подписывается обеими сторонами.
Правильное заполнение регистрационной карты гостя гарантирует отсутствие претензий со стороны контролирующих органов и помогает гостинице вести точный учёт проживающих.
Ошибки при заполнении регистрационной карты
На практике встречаются типичные ошибки при оформлении регистрационной карточки гостя:
- указание неверных паспортных данных;
- отсутствие подписи гостя или администратора;
- неверные даты пребывания;
- пропущенные поля, например адрес или гражданство;
- неразборчивое написание фамилии и имени.
Такие ошибки могут привести к административным нарушениям, поэтому важно тщательно проверять заполнение всех пунктов формы.
Если ошибка обнаружена после регистрации, необходимо как можно скорее сообщить об этом на ресепшн — сотрудники внесут корректировку и переоформят карточку.
Вопрос — ответ
— Что нужно при заселении в отель?
— При заселении в гостиницу или отель нужно предъявить документ, удостоверяющий личность. Для граждан РФ — это паспорт, для иностранных граждан — загранпаспорт, миграционная карта и виза (если требуется). На основании этих документов производится регистрация по месту пребывания и заполняется регистрационная карта гостя.
— Можно ли прописаться в гостинице?
— Прописаться в гостинице в постоянном порядке нельзя. Однако можно оформить временную регистрацию по месту пребывания, которая действует на срок проживания в отеле. После выезда регистрация автоматически аннулируется.
— Как называется место регистрации в гостинице?
— Место регистрации в гостинице называется стойкой регистрации или ресепшн. Именно там происходит оформление гостей, проверка документов и заполнение регистрационной карты. Иногда это помещение именуется административной зоной приёма и размещения.
— Можно ли сделать временную регистрацию в гостинице?
— Да, временная регистрация в гостинице оформляется автоматически при заселении. Для этого нужно предоставить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Сотрудники отеля заполняют карточку гостя и уведомляют органы МВД о временном пребывании гражданина по месту проживания.
Выводы
Регистрационная карта гостя — это не просто формальность, а важная часть процесса заселения в гостинице. Она служит подтверждением регистрации по месту пребывания и помогает государственным органам контролировать миграционные потоки.
Процедура регистрации проста и занимает всего несколько минут, если у гостя при себе все необходимые документы. Грамотно заполненная регистрационная карточка — залог того, что пребывание в отеле будет комфортным и законным.
Таким образом, регистрация в гостинице — это стандартная, но важная процедура, обеспечивающая безопасность и порядок как для гостей, так и для администрации.
Что еще почитать по теме
- Как открыть гостиницу с нуля?
- 7 лучших сайтов для бронирования отелей в России
- Как стать менеджером по туризму
Редакция Bronevik
Bronevik.com — это система онлайн-бронирования отелей и сопутствующих услуг в России и СНГ. Это один из немногих интернет-ресурсов по бронированию гостиниц, который работает с отелями непосредственно через кабинет по прямым договорам. Подключайтесь к Bronevik.com, чтобы привлечь еще больше гостей и увеличить доход.
Зарегистрируйте свой отель бесплатно на Bronevik.com с помощью онлайн-формы.