Отмена командировки

В служебных командировках решаются многие рабочие вопросы, но иногда возникают обстоятельства непреодолимой силы и поездку необходимо ставить на стоп или откладывать, даже несмотря на то, что это может обернуться убытками для компании, а также иметь другие негативные последствия.

Отмена командировки — это процесс, который может вызвать множество вопросов и неопределенности как у сотрудников, так и у руководства. В статье мы подробно рассмотрим все аспекты, связанные с этой процедурой, включая причины, порядок действий, подготовку необходимых документов.

Документы для оформления

Ниже приведен список основных документов, которые могут понадобиться, если возникла необходимость отказаться от поездки по рабочим вопросам или перенести ее на более поздние даты.

1. Приказ на отмену командировки — это ключевой документ, который подтверждает решение руководства о том, что поездка не состоится. Он должен быть подписан уполномоченным лицом.

2. Служебная записка — подготавливается сотрудником, который должен был отправиться в бизнес-путешествие. В ней необходимо указать причины невозможности ехать и сформулировать прошение о внесении изменений в планы и рабочие задачи.

3. Документы, подтверждающие причины из п. 2. Если произошла отмена командировки в связи с болезнью работника или другими объективными обстоятельствами, могут потребоваться медицинские справки или другие подтверждающие бумаги.

4. Копии ранее оформленных документов. Это могут быть путевые листы, билеты на транспорт, бронирования гостиниц и другие бланки, связанные с поездкой по делам фирмы.

Распространенные причины отмены служебных поездок

Вот некоторые из наиболее частых случаев, когда от делового путешествия нужно отказываться или как минимум его переносить.

— Если сотрудник заболел и не может выполнять свои рабочие обязанности, он имеет полное право уйти на больничный и никуда не ехать.
— Нередко в командировку уже не нужно ехать в связи с отпавшей необходимостью и сменой планов компании. Например, изменилась стратегия, принято решение о прекращении сотрудничества с партнером, с которым планировались переговоры, мероприятие, на которое собирался сотрудник, решили не проводить и так далее.
— Форс-мажорные обстоятельства: стихийные бедствия, политические волнения или другие непредвиденные ситуации, которые делают поездку невозможной или небезопасной.
— Сотрудник внезапно может столкнуться с личными проблемами, которые требуют его присутствия дома. В этом случае отмена командировки по семейным обстоятельствам — логичное решение. Если есть другой человек, которым его можно заменить, то поездка все же может состояться.
— Если бюджет компании изменился и нет возможности финансировать поездку — это также может стать серьезной преградой.

Порядок отмены командировки

Процедура включает несколько последовательных шагов.

1. Сотрудник должен как можно скорее уведомить своего непосредственного руководителя и сообщить ему обо всех обстоятельствах. Чем раньше это произойдет, тем больше шансов найти замену и подготовить другого человека.

2. Далее сотрудник составляет заявление на (или служебную записку) с указанием причин и передает ее руководству для рассмотрения.

3. После одобрения заявления (служебной записки) руководитель издает приказ об отмене командировки в связи с производственной необходимостью либо по другим причинам.

4. После издания нормативного акта необходимо уведомить всех участников процесса: бухгалтерию (для возврата средств), отдел кадров и другие службы.

5. Если были приобретены билеты и/или забронированы гостиницы, необходимо заняться возвратом, аннулированием броней или изменением дат.

Отмена командировки — приказ

Это официальный локальный акт компании, который фиксирует решение руководства о том, что запланированная служебная поездка не состоится.

Он должен содержать следующую информацию:

— номер и дата;
— личные данные сотрудника, его должность;
— дата запланированного путешествия;
— причины;
— подпись уполномоченного лица (например, директора фирмы или начальника подразделения).

Служебная записка об отмене командировки

Этот документ подготавливает сотрудник для уведомления руководства о том, что он не сможет поехать. В ней должны быть указаны:

— дата составления;
— ФИО отправителя;
— дата запланированной поездки;
— причины;
— запрос на издание соответствующего приказа.

Обязателен ли приказ об отмене поездки в командировку?

Да, документ подтверждает решение руководства о том, что поездка не состоится, и фиксирует причины этого решения. Отсутствие такого акта может привести к путанице в учете рабочего времени и финансовых расходов компании.

Заключение

Когда возникает необходимость изменить рабочие планы и нет возможности отправиться в ранее запланированную поездку по бизнес-вопросам, важно соблюсти все процедуры. Служебная записка и приказ об отмене командировки и возврате денежных средств должны быть оформлены правильно. Это поможет избежать недоразумений и обеспечит прозрачность в учете рабочего времени и финансовых затрат компании.