Посадочный талон — обязательный документ для списания командировочных

Деловые поездки — неотъемлемая часть успешного бизнеса. Для многих компаний командировки сотрудников стали регулярной практикой, что требует контроля за расходами и правильного оформления документов. До места командировки нужно добраться и подтвердить расходы на проезд. Сотрудник может использовать любые виды транспорта, но если речь идет о значительных расстояниях, то авиаперелет — самое оптимальное решение.

Какие документы подтверждают расходы на перелет

Сотрудник должен предоставить несколько обязательных документов для авансового отчета, которые будут подтверждать затраты на перелет.

1. Кассовый чек подтверждает оплату билета и выдается либо в кассе авиакомпании, либо через платежные системы при покупке онлайн.
2. Маршрут-квитанция электронного билета содержит информацию о маршруте, дате вылета, стоимости билета и данные пассажира. Маршрут-квитанцию можно получить как по электронной почте после покупки билета, так и распечатать самостоятельно с сайта авиакомпании.
3. Посадочный талон выдается пассажиру во время регистрации на рейс и подтверждает тот факт, что он действительно воспользовался услугами авиакомпании. Без него доказать факт использования авиабилета будет затруднительно.

Эти три документа вместе составляют полный комплект, необходимый бухгалтерии компании для списания затрат на командировку.

Зачем нужен посадочный талон для отчета по командировке

Документ выполняет две основные функции:

1. Подтверждение факта оказания услуги

Авиакомпания предоставляет услугу перевозки пассажиров, а посадочный талон — доказательство того, что услуга была оказана именно этому конкретному человеку. Без него нельзя утверждать, что сотрудник действительно летал этим рейсом.

2. Контроль над расходами

Бухгалтерия компании должна иметь возможность проверить все затраты сотрудника во время командировки. Посадочный талон позволяет точно определить дату и время полета, маршрут, класс обслуживания и другие важные детали, которые могут повлиять на стоимость билета.

То есть он не только фиксирует факт оказания услуги, но также помогает контролировать бюджет поездки.

В чем разница между электронным и бумажным посадочным талоном

С развитием технологий многие авиакомпании перешли на использование электронных посадочных талонов. Однако некоторые пассажиры до сих пор предпочитают получать его бумажную версию. Разберем различия между этими двумя форматами:

1. Электронный посадочный талон обычно отправляется на e-mail пассажира сразу после регистрации на рейс. Его можно сохранить на мобильное устройство или распечатать. Его не нужно предъявлять в аэропорту — достаточно показать QR-код на экране смартфона.

2. Бумажный посадочный талон выдается сотрудником аэропорта во время регистрации, или его можно распечатать на стойке самостоятельной регистрации. Требует физической передачи персоналу при проходе на борт самолета. Удобнее для людей, которые предпочитают традиционные методы документооборота.

Оба варианта имеют одинаковую юридическую силу и могут использоваться для подтверждения расходов на командировку. Выбор между ними зависит от предпочтений самого пассажира и требований его работодателя.

Можно ли использовать посадочный талон в качестве БСО

Бланк строгой отчетности (БСО) — это документ, который заменяет кассовый чек в некоторых случаях. Согласно законодательству РФ, он может выдаваться вместо чека при оказании услуг. Однако посадочный талон не признается бланком строгой отчетности.

Дело в том, что БСО должен содержать определенные реквизиты: наименование исполнителя, ИНН, сумму оплаты и т. д. Посадочный талон таких сведений не содержит, поэтому его нельзя рассматривать как полноценный аналог БСО. Тем не менее он остается важным документом для подтверждения факта использования услуги авиаперевозки.

Ведение учета билетов в электронном виде

Современные технологии позволяют вести учет всех командировочных расходов в электронном формате. Многие компании используют специальное ПО и сервисы для управления документами, связанными с командировками. Эти системы позволяют автоматически собирать данные о билетах, гостиницах, аренде автомобилей и других затратах.

Преимущества ведения учета в электронном виде:

1. Удобство — все документы хранятся в одном месте и доступны в любое время.
2. Автоматизация процессов — проверка корректности введенных данных и формирование отчетов может происходить без участия человека или с его минимальным вовлечением.
3. Экономия времени — сотрудникам больше не нужно вручную заполнять формы и искать нужные бумаги.

Но даже при использовании электронных систем необходимо сохранять оригиналы документов (или их электронные копии), чтобы быть готовыми предъявить их по требованию налоговых органов.

Сотрудник потерял посадочный талон в командировке — порядок действий

Утеря этого документа может создать проблемы при оформлении отчета о командировке. Если все же произошла подобная неприятность, следует предпринять следующие шаги:

1. Связаться с авиакомпанией — некоторые перевозчики предоставляют возможность восстановить посадочный талон через свой сайт или контакт-центр. Для этого потребуется номер бронирования и личные данные сотрудника.
2. Если восстановить документ невозможно, нужно запросить справку, подтверждающую факт полета. Эта справка также может служить основанием для списания расходов.
3. Необходимо уведомить руководство о случившемся и предоставить все доступные доказательства (маршрут-квитанцию, квитанции об оплате билета).

Каждая организация устанавливает собственные правила относительно учета расходов, поэтому лучше заранее уточнить требования в бухгалтерии.

Заключение

Посадочный талон — ключевой документ для подтверждения расходов на авиаперелет в командировке. Его наличие обязательно для корректного учета затрат и соблюдения законодательства. Электронные и бумажные версии имеют равную юридическую силу, однако выбор между ними зависит от личных предпочтений и корпоративных стандартов. Если произошла потеря посадочного талона при отчете за командировку, необходимо оперативно принять меры для восстановления документа или получения альтернативных доказательств факта поездки.