Отчетные документы за проживание в гостинице

Согласно ст. 168 ТК РФ, любой сотрудник, которого работодатель направил в поездку по служебным вопросам, имеет право на компенсацию оплаты жилья — в отеле, апартаментах или частной квартире. Это правило распространяется на поездки по России и за границу. Сумма денежной компенсации обычно регламентируется внутренним актом фирмы, если речь идет о коммерческом предприятии. Для госконтор могут устанавливаться ограничения.

В Постановлении № 749 отмечено, что сотрудник должен получить деньги на траты в командировке авансом. А после возвращения он обязан подтвердить свои траты и сдать авансовый отчет, прикрепив к нему подтверждающие бумаги. В том числе отчетные документы за оплату в гостинице.

Фактическое нахождение в гостинице или арендованной квартире (апартаментах) во время командировки обязательно подтверждается наличием соответствующих документов. Эти бумаги доказывают факт пребывания в номере / по адресу жилья и оплаты услуг. Они нужны для составления отчетности перед работодателем в бухгалтерию компании. Важно понимать, какие именно документы нужно получить и как их правильно оформить. Разберем все нюансы.

Оплата гостиницы в командировке: какие документы нужно предоставить

Компания сама определяет, какие именно бумаги сотрудник должен предоставить в авансовом отчете для подтверждения проживания, четкий перечень законодательно не установлен. Но, так как на основании этих бланков организация отчитывается перед налоговой, они должны соответствовать определенным критериям.

Акт о проживании в гостинице

Документ, который доказывает факт пребывания в гостинице. В нем содержится информация о госте, числах заезда/выезда, стоимости и других услугах, которыми клиент воспользовался в период пребывания в отеле. Акт подписывается представителем гостиницы и гостем. Он служит доказательством того, что услуги были действительно предоставлены.

Договор

При бронировании номера через интернет или по телефону может быть заключен договор о проживании. В нем обычно прописываются условия, стоимость услуг и порядок внесения оплаты. Этот документ может использоваться для подтверждения, но к нему прибегают довольно редко из-за широкого распространения систем онлайн-бронирования, где в качестве подтверждения могут использоваться другие способы.

Другой документ о проживании в гостинице

Подобным документом может также служить счет-фактура, ваучер, чек или квитанция об оплате услуг. Они содержат стандартную информацию, но могут отличаться по форме и оформлению, в зависимости от правил конкретной гостиницы. Важно сохранять все чеки и квитанции, так как они являются основанием для компенсации расходов при составлении авансового отчета.

Справка из гостиницы о проживании

Этот вариант используется, когда сотрудник не предоставил никакие другие документы. Справка о проживании в гостинице для командировочных дается по запросу фирмы, может стать косвенным доказательством расходов в период служебной поездки, но не может использоваться в качестве отчетности перед налоговой.

Для чего нужно предоставлять документы о проживании в гостинице для командировочных

Сотрудник должен подтвердить тот факт, что в период поездки по делам фирмы он действительно жил в отеле, а не бесплатно у знакомых/родственников. Отчетные документы для командировочных за проживание в гостинице позволяют обосновать целесообразность выделенных сотруднику средств, которые он получил заранее перед отбытием.

Также подтверждение пребывания в гостинице в командировке необходимо для того, чтобы фирма могла отчитаться перед налоговой за расход средств. С денег, выделенных сотруднику на аренду жилья, уплачивается НДФЛ.

Документы на проживание в гостинице для авансового отчета

Для составления отчета о расходах на жилье в командировке будет достаточно предоставить какой-либо из нижеперечисленных документов:

акт или счет-фактуру о проживании;
квитанцию об оплате;
кассовый чек за оплату номера в гостинице для авансового отчета (если оплата была наличными);
при необходимости — договор о бронировании или иные дополнительные соглашения.

Эти отчетные документы гостиницы служат основанием для учета затрат и возврата денежных средств работнику.

Требования к документам, подтверждающим проживание в гостинице

Перечень необходимых сведений, которые должны быть в документах:

Акт о проживании. Чаще всего акт предоставляется, если компания заключила договор о бронировании жилья с турфирмой или пользовалась помощью посредника. Тогда там должна присутствовать сумма и еще должна быть прописана услуга (к примеру, проживание в номере с даты по дату).
Ваучер, квитанция, счет-фактура. В этих бумагах указывается название объекта, адрес, период, данные командированного сотрудника и сумма.
Чек. Документ относится к бланкам строгой отчетности. Он формируется на стороне отеля по установленной форме. Оригинал или электронную копию нужно прикладывать к авансовому отчету.
Договор.

В договоре необходимо указать:

реквизиты юрлица — владельца объекта размещения;
персональные данные гостя: ФИО и паспорт;
адрес отеля, категорию номера, кол-во номеров (если договор заключается на бронирование для группы сотрудников);
цену;
даты проживания;
даты плюс время прибытия и отъезда.

Сроки, в которые нужно предъявить документы за проживание в гостинице для бухгалтерии

В Положении о командировках указано, что работнику дается 3 суток на предоставление в бухгалтерию документов для авансового отчета. Бухгалтер проверяет подлинность всех предоставленных бумаг, сверяет суммы и сводит их с теми, что выдавались работнику авансом. Если все в порядке, вопросов к сотруднику нет. Если возникают сомнения в подлинности, могут запросить дополнительные документы из отеля.

В случае, когда командированный превысил лимит и ему пришлось потратиться на бронь отеля из личных средств, например, доплатить за бронирование при продлении командировки, ему возвращают эти деньги в ближайшую зарплату/аванс.

Как поступить, если сотрудник не предоставил документы, подтверждающие его проживание в гостинице

Такие ситуации бывают: человек мог потерять документы или они могли испортиться. Тогда наймодатель может самостоятельно запросить у гостиницы акт о проживании конкретного сотрудника в конкретный период, либо последний может сделать это сам — попросить продублировать чек/ваучер/счет-фактуру.

Иногда внутренними актами компании предусмотрена финансовая компенсация оплаты жилья в поездках по делам фирмы, даже если человек ночует у родных/знакомых. Ее размер устанавливается работодателем. Для того, чтобы получить эту компенсацию, сотруднику нужно отдать наймодателю служебную записку с пометкой принимающей стороны. И тогда дополнительные документы из гостиницы для командировочных не потребуются.

Как подтвердить проживание в гостинице при бронировании через онлайн-сервисы

Факт оплаты номера можно подтвердить кассовым чеком. Его выдадут по запросу на ресепшене при выезде. Многие объекты размещения спрашивают гостей, нужно ли им подтверждать проживание в гостинице. Документы для авансового отчета они готовят по запросу. Это распространенная услуга, и для постояльцев она бесплатная.