Командировочные расходы: что включают и как правильно учесть
Командировки остаются важной частью работы многих организаций — от крупных корпораций до небольших компаний. Служебные поездки связаны с выполнением рабочих задач вне постоянного места работы и неизбежно влекут за собой дополнительные затраты. Эти затраты называются командировочными расходами и подлежат компенсации работодателем.
На практике вопросы командировочных вызывают сложности как у сотрудников, так и у бухгалтерии: какие расходы входят в состав командировочных, какие суммы оплачиваются без налогов, как правильно рассчитать суточные, какие документы нужны для отчёта и как всё это отражается в бухучёте и налоговом учёте.
Ниже подробно разберём состав командировочных расходов, порядок их расчёта, выплаты, подтверждения, возмещения и отражения в учёте, а также добавим важные нюансы, которые часто упускают на практике.
Что такое командировочные расходы?
Командировочные расходы — это совокупность затрат, которые несёт сотрудник при выполнении служебного задания вне места постоянной работы. Такие расходы компенсируются работодателем в пределах норм, установленных НК РФ, трудовым законодательством и внутренними правилами организации.
Командировочные расходы относятся к затратам организации, связанным с производственной деятельностью, и могут учитываться при расчёте налога на прибыль, УСН «доходы минус расходы» и других режимах налогообложения.
В состав командировочных входят обязательные и дополнительные элементы, каждый из которых имеет свои правила расчёта, подтверждения и налогообложения.
Расходы на проезд
Расходы на проезд — одна из основных статей командировочных затрат. Они включают все транспортные расходы, необходимые для прибытия сотрудника к месту командировки и возвращения обратно.
К транспортным расходам относятся:
- авиабилеты, включая электронные билеты и сборы;
- железнодорожные билеты;
- автобусные и междугородние перевозки;
- расходы на служебный транспорт;
- компенсация использования личного автомобиля;
- такси (если предусмотрено правилами или сметой);
- транспорт в пределах места командировки;
- багаж и дополнительные сборы.
Для бухучёта важно, чтобы проезд был экономически обоснован. Например, авиабилеты бизнес-класса могут быть приняты к учёту только при наличии служебного обоснования. Все расходы подтверждаются билетами, маршрут-квитанциями, чеками кассы или документами безналичной оплаты.
Расходы на проживание
Расходы на проживание включают оплату жилья сотрудника на период командировки. Чаще всего это проживание в гостинице, но также возможны апартаменты или иные средства размещения. В расходы на проживание входят:
- стоимость проживания в гостинице;
- плата за обязательные гостиничные сборы;
- НДС, включённый в стоимость (если применимо);
- дополнительные услуги, связанные с проживанием и указанные в счёте.
Организация вправе установить лимит стоимости проживания. Если фактическая цена превышает лимит, перерасход компенсируется только с разрешения работодателя. Для подтверждения используется счёт гостиницы, кассовый чек, акт или электронные документы.
Суточные в командировке
Суточные — это денежная компенсация, выплачиваемая сотруднику на покрытие личных расходов, связанных с проживанием вне дома. Суточные:
- выплачиваются за каждый день командировки;
- начисляются за дни в пути, выходные и праздники;
- не требуют подтверждающих документов;
- имеют необлагаемый лимит.
Суточные в пределах норм не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Суммы сверх нормы подлежат налогообложению и отражаются в бухучёте отдельно. Размер суточных утверждается внутренними документами организации.
Иные командировочные расходы
К иным расходам относятся затраты, напрямую связанные с выполнением служебного задания, но не входящие в проезд и проживание. Обычно к ним относят:
- оформление виз и заграничных документов;
- консульские и визовые сборы;
- услуги связи и интернета;
- аренду помещений для встреч;
- перевод документов;
- почтовые и курьерские услуги;
- обязательное страхование;
- иные расходы, предусмотренные сметой.
Все такие расходы должны быть обоснованы, подтверждены документами и утверждены работодателем.
Как рассчитываются командировочные?
Расчёт командировочных начинается ещё до поездки. Организация формирует служебное задание, определяет сроки и утверждает смету расходов. Процесс расчёта включает:
- определение количества дней и суток командировки;
- расчёт суточных;
- оценку стоимости проезда;
- планирование расходов на проживание;
- определение дополнительных затрат.
На основании расчёта сотруднику выдаётся аванс под отчёт — наличными, по карте или безналичным способом. После возвращения производится окончательный перерасчёт с учётом фактических расходов.
Выдача аванса и возмещение командировочных расходов
Аванс на командировку выдаётся до начала поездки. Он может быть выдан:
- наличными из кассы;
- переводом на карту сотрудника;
- по корпоративной карте.
После командировки сотрудник обязан отчитаться. Если аванса оказалось недостаточно, работодатель выплачивает разницу. Если возник остаток — он возвращается в кассу или удерживается из зарплаты по согласованию сторон.
Как подтвердить расходы, понесенные в командировке?
Подтверждение расходов — ключевой элемент для бухучёта и налогового учёта. Без документов затраты не принимаются и не включаются в расходы организации. К подтверждающим документам относятся:
- билеты и посадочные талоны;
- чеки кассы и терминалов;
- счета гостиниц;
- акты оказанных услуг;
- электронные документы;
- договоры и квитанции.
Все документы прикладываются к авансовому отчёту, который проверяется бухгалтерией, утверждается руководителем и отражается в учёте.
Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учёте
Командировочные расходы отражаются на счетах бухгалтерского учёта в зависимости от их назначения. На практике используются:
- счёт 71 для подотчётных сумм;
- счета затрат (20, 26, 44);
- корректные проводки для суточных, проезда и проживания.
Расходы включаются в себестоимость, управленческие или коммерческие затраты и учитываются в налоговом учёте в пределах норм.
Налогообложение командировочных расходов
Командировочные расходы в пределах норм не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Облагаются налогами:
- суточные сверх норм;
- необоснованные расходы;
- затраты без подтверждающих документов.
В налоговом учёте важно правильно распределять суммы, учитывать лимиты и отражать НДС при наличии счёта-фактуры.
Вопрос — ответ
— Что относится к командировочным расходам?
— К командировочным расходам относятся проезд, проживание, суточные и иные затраты, связанные со служебными поездками. Они учитываются в бухучёте и налоговом учёте при наличии обоснования.
— Командировочные и суточные в чем разница?
— Командировочные — это все расходы в целом. Суточные — только одна их часть, предназначенная для компенсации личных затрат сотрудника без подтверждающих документов.
— Нужно ли отчитываться за суточные в командировке?
— Нет, отчитываться за суточные не нужно. Они выплачиваются фиксированной суммой. Но в бухучёте суточные отражаются отдельно и контролируется превышение норм.
— Как правильно считать суточные дни в командировке?
— Суточные считаются за каждый календарный день, включая выходные, праздничные дни и дни в пути. День выезда и день возвращения считаются как полные сутки.
Выводы
Командировочные расходы — это важная часть трудовых и финансовых отношений между работодателем и сотрудником. Они включают расходы на проезд, проживание, суточные и иные затраты, связанные со служебными поездками.
Правильный расчёт, своевременная выдача аванса, корректное оформление документов и отражение проводок в бухгалтерии позволяют избежать налоговых рисков и споров с сотрудниками. Для организаций важно утвердить внутренние правила командировок, лимиты расходов и порядок отчётности. Это упрощает учёт, контроль затрат и делает систему возмещения прозрачной и понятной для всех сторон.
Редакция Bronevik
Bronevik.com — это система онлайн-бронирования отелей и сопутствующих услуг в России и СНГ. Это один из немногих интернет-ресурсов по бронированию гостиниц, который работает с отелями непосредственно через кабинет по прямым договорам. Подключайтесь к Bronevik.com, чтобы привлечь еще больше гостей и увеличить доход.
Зарегистрируйте свой отель бесплатно на Bronevik.com с помощью онлайн-формы.