Шахматка бронирования для гостиницы

Шахматка бронирования — это наглядная «сетка» занятости номеров, сердце любой PMS-программы отеля. По одной таблице видно, какие номера свободны, кто заезжает сегодня, кому продлить проживание, куда переселить гостя при форс-мажоре. Правильно настроенная шахматка экономит время администраторов, снижает риск двойных броней, помогает вести учёт доходов и планировать цену. Ниже разберём, что такое шахматка для отелей, какие у неё возможности, как выбрать и как вести её без ошибок, а в конце приведём обзор популярных систем управления гостиницами в России.

Что такое шахматка для отелей?

Шахматка — это интерактивная (а иногда и бумажная, распечатанная из банальной программы Excel) таблица, где по вертикали перечислены номера, а по горизонтали — дни. Каждая бронь отображается цветным блоком на своей полосе номера и датах въезда/выезда. Благодаря этой «сетке» сотрудник ресепшн за секунды понимает реальную картину: свободные окна, пересечения, продления, возможности для апгрейда номеров.

В отличие от бумажной таблицы шахматка в PMS обновляется автоматически: подтягивает онлайн-брони с сайта отеля и OTA, отмечает статус оплаты, предупреждает о конфликте дат, предлагает альтернативный номер. Любое действие (заселение, no-show, ранний выезд) тут же отражается в общей картине, синхронизируясь с каналами продаж.

Даже мини-отелю с 8–15 номерами шахматка даёт контроль над бронями без человеческого фактора: меньше ошибок, выше скорость заселения. А ещё — обеспечивает наглядную аналитику по загрузке и выручке.

Особенности PMS-систем для управления отелями

Современная PMS строится вокруг шахматки: карточка гостя, тарифы, счёт, операции заселения/выселения, продления, начисления за дополнительные услуги. Всё это доступно прямо из «сеточной» формы без перехода в другие модули. В случае ведения бумажной шахматки, нагрузка на менеджера в пять раз выше: нужно про все помнить — от имён гостей до их пожеланий. В электронной версии все обновляется автоматически, достаточно лишь один раз настроить систему под себя.

Интеграции каналов и сайта

Программа синхронизирует шахматку с прямыми бронированиями с сайта и из агрегаторов (OTA, как, например, Броневик), обновляет статус наличия свободных номеров и цены, закрывает продажи, чтобы не возникло двойной брони.

Финансы и отчётность

PMS формирует «сменные» отчёты, отчёты по способам оплаты, ADR/RevPAR, отчёт по источникам бронирования. Часто есть экспорт в бухгалтерию, интеграция с платёжными системами и онлайн-кассой.

Хаускипинг и техслужба

Шахматка связана со статусами номеров: «чистый / грязный / на проверке / изъят из продажи». Горничные видят задания в мобильном приложении, техслужба — заявки на неисправности прямо из карточки номера.

Безопасность и доступы

При желании можно ограничивать доступы: кассу — кассиру, тарифы — менеджеру, массовые изменения — только старшему администратору. Логи фиксируют, кто и что менял в сетке.

Возможности шахматки для гостиницы

Быстрые операции в один клик

Перетаскивание брони между номерами (drag-and-drop), продление, слияние смежных броней, мгновенный чек-ин/чек-аут.

Контроль овербукинга и конфликтов

Система подсвечивает пересечения, предупреждает о попытке продать «лишний» номер, даёт подсказки: «переселить из 203-го в 205-й», «закрыть тариф на эти даты».

Работа с тарифами и стоп-сейлами

Из «сетки» можно поднять/опустить цену, включить/выключить тариф, выставить минимальную длину проживания, закрыть заезд/выезд на определённую дату, поставить стоп-сейл на отдельные даты.

Группы и туры

Групповая бронь разбивается по номерам, настраиваются листы проживающих в одном номере, блоки под туроператора, квоты и сроки освобождения невыкупленных мест.

Хаускипинг: статус «живёт/ожидается/выбыл»

На шахматке видно номера «на выезде сегодня», «ожидается заселение», «VIP». Это ускоряет уборку, проверку мини-баров, выдачу комплиментов гостям.

Аналитика прямо из сетки

Под кнопкой отчётов — загрузка по датам, средняя цена, выручка, сравнение с планом и прошлым годом, топ-источники броней.

Как выбрать подходящую шахматку для гостиницы?

·    Проверьте, поддерживает ли программа ваш модуль бронирования на сайте и нужные OTA, есть ли API и двусторонняя синхронизация остатков и цен.

·    «Сетка» должна быть интуитивно понятной и легко читаемой: цвета статусов, фильтры, масштабирование по дням/неделям, быстрый поиск по номеру/гостю. Наличие мобильного приложения — плюс.

·    Нужны ли вам сплит-счета, постинговые услуги, депозиты, интеграция с 54-ФЗ и банковскими эквайерами? Сразу проверяйте этот блок в демоверсии.

·    Важно: русскоязычная поддержка 24/7, база знаний, видеоуроки, внедрение под ключ. Хороший вендор обучает персонал вести шахматку, а не просто продаёт подписку.

·    Уточните, сколько стоит место/номер/месяц, есть ли ограничение по пользователям и насколько легко добавить второй объект, если сеть вырастет.

Как вести шахматку для гостиницы?

Правило одного источника

Все операции — только через шахматку PMS: никаких параллельных Excel-таблиц и бумажных журналов, иначе появятся расхождения.

Единые статусы и регламенты

Закрепите в стандартах: как помечать «no-show», когда закрывать брони без предоплаты, кто ставит статус «грязный/чистый», когда включать стоп-сейл. Это дисциплинирует персонал и снижает риск возникновения ошибок.

Двойная проверка заездов/выездов

Каждое утро старший администратор сверяет «сетку» с отчётом ночного аудита: ожидаемые заезды, выезды, продления, VIP-гости, риски овербукинга.

Маркетинг через шахматку

Зная «провальные» окна загрузки, менеджер заранее запускает спецтарифы/акции на конкретные даты, а не «в общем по отелю».

Коммуникация с хаускипингом

Любая смена статуса номера в сетке автоматически попадает в чек-лист горничной. Без этого неизбежны задержки заселения и жалобы.

Безопасность и доступы

Разводите права и раздавайте персональные пароли. Вход строго под своим логином, аудит логов — раз в месяц.

Топ популярных систем управления гостиницами в России

TravelLine (TL: Управление отелем)

В комплексе: шахматка, модуль бронирования для сайта, отзывы, конструктор тарифов. Удобная «сетка» с групповыми блоками, гибкой работой с ценами и ограничениями. Есть мобильное приложение, кассовая интеграция, отчёты ADR/RevPAR.

Bnovo PMS

Известная программа для номеров и каналов: визуальная таблица занятости, быстрые переселения, пакетные тарифы, автоматические стоп-сейлы. Гибкая стоимость подписки для небольших объектов.

Контур.Отель

PMS с фокусом на простоте: понятная «сетка», статусы уборки, базовые финансы, экспорт в бухгалтерию. Подходит мини-отелям и гостевым домам, где нужна надёжная автоматизация без излишней сложности.

Logus HMS

Расширенная система для средних и крупных отелей: мощная шахматка, управление конференциями, тарифные сетки, гибкое разграничение прав. Подходит, если нужны детальные отчёты и сложные процессы.

1С:Отель

Сильная сторона — глубокая интеграция с учётом и бухгалтерией 1С. Шахматка бронирования связана с финансовыми документами, складами, зарплатой. Хорошее решение для тех, кому важен единый контур учёта.

Shelter PMS

Облачная «сетка» занятости, мобильные приложения для фронт-офиса и хаускипинга, сценарии автоматизации (письма гостям, напоминания, отчёты). Подходит для независимых отелей и мини-сетей.

Лёгкая по входу облачная PMS с наглядной таблицей номеров, базовыми тарифами, обменом с сайтом и OTA. Хороший старт для хостелов, капсульных отелей и небольших гостиниц.

Cloudbeds

Международная облачная PMS с наглядной сеткой. Может быть интересна объектам, работающим с иностранными рынками и мультивалютой.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести шахматку в Excel?

Технически да, но вы не избежите двойных броней и ошибок синхронизации с OTA. PMS-сетка решает эту проблему за счёт автоматических обновлений и проверок конфликтов.

Сколько стоит программа с шахматкой?

Модель обычно подписочная: от фиксированной суммы в месяц до тарифа «за номер». Итог зависит от набора модулей (каналы, сайт, касса, отчёты).

Как перейти с «бумаги» на PMS?

Сначала переведите будущие брони в систему, затем закройте продажи на прежних площадках на 1–2 дня для синхронизации остатков. Обучите сотрудников базовым операциям в «сетке».

Что делать при овербукинге?

Используйте подсказки системы (альтернативные номера, апгрейды), держите резерв на высокие даты, фиксируйте приоритеты переселений в регламенте.

Выводы

Шахматка — не просто таблица с бронями, а операционный центр гостиницы: от приёма гостей до тарифов, уборки и отчётности. Выбирайте программу по совместимости с каналами, удобству, финансовым функциям и поддержке. Ведите шахматку дисциплинированно: единые статусы, ежедневные сверки, релевантные права доступа. Так вы снизите ошибки, ускорите заезды и поднимете выручку благодаря точной работе с ценами и загрузкой номеров.

Читайте также

Как открыть гостиницу с нуля?

Капсульные отели в аэропорту: описание и стоимость
Сельский туризм и агротуризм в России: куда поехать