PMS для гостиниц: гид по системам управления отелями
Современный гостиничный бизнес невозможно представить без автоматизации. Отели, хостелы и апартаменты ежедневно обрабатывают десятки бронирований, управляют номерным фондом, ведут учёт гостей, координируют работу персонала и рассчитывают оплату. Всё это требует точности, скорости и прозрачности — именно здесь на помощь приходит PMS (Property Management System).
PMS — это основное программное обеспечение гостиницы, автоматизирующее все процессы от бронирования до выезда гостя. Благодаря такой системе отель получает централизованное управление, минимизирует ошибки и повышает качество сервиса.
В этой статье вы узнаете, что такое PMS, как она работает, какие бывают типы систем, чем отличаются облачные решения и как правильно выбрать и внедрить автоматизированную систему управления отелем.
Что такое PMS система?
Расшифровка термина Property Management System
Термин PMS расшифровывается как Property Management System, что в переводе с английского означает «система управления объектом размещения».
В контексте гостиничного бизнеса PMS — это автоматизированная программа, предназначенная для управления всеми процессами в отеле, включая бронирование, регистрацию гостей, учёт номеров, контроль выездов, финансовую отчётность и коммуникацию с другими отделами.
Такая система является ядром всей инфраструктуры отеля. Она объединяет работу службы приёма, отдела бронирования, хаускипинга, бухгалтерии и даже маркетинга. PMS позволяет сотрудникам обмениваться данными в режиме реального времени и оперативно реагировать на любые изменения — от отмены брони до запроса позднего выезда.
Базовые функции и назначение PMS систем
PMS выполняет множество задач, направленных на упрощение управления гостиницей и повышение эффективности бизнеса. К базовым функциям относятся:
- управление номерным фондом и статусами номеров (свободен, занят, уборка, техобслуживание);
- бронирование номеров, учёт заездов и выездов;
- автоматическая регистрация гостей и оформление документов;
- ведение тарифов, скидок и специальных предложений;
- учёт услуг (прачечная, ресторан, SPA и т. д.);
- формирование отчётов и статистики;
- интеграция с онлайн-каналами продаж (ОТА, собственный сайт, соцсети и т. д.).
Таким образом, PMS — это центральная автоматизированная система управления гостиницей, без которой невозможно эффективно организовать работу современного отеля.
Как работает PMS-система управления гостиницей
Основные модули и компоненты системы
PMS состоит из множества модулей, каждый из которых отвечает за определённую область гостиничного бизнеса. Наиболее распространённые компоненты:
- Модуль бронирования (Front Office) — фиксирует все заезды, выезды, аннулирования, ведёт график занятости.
- Хаускипинг (служба уборки) — отображает статус номеров и план уборки.
- Модуль тарифов и цен — управляет ценами в зависимости от сезона, загрузки и акций.
- Клиентская база (CRM) — хранит данные гостей, историю проживаний, предпочтения и бонусные программы.
- Финансовый учёт — автоматически рассчитывает стоимость проживания, услуги и налоги.
- Отчётность и аналитика — формирует отчёты по выручке, загрузке, источникам бронирований.
Вместе эти элементы образуют автоматизированную систему управления (АСУ), которая обеспечивает прозрачность процессов и исключает человеческий фактор.
Пример процесса бронирования через PMS
Чтобы понять, как работает PMS, рассмотрим пример:
- Гость делает онлайн-бронирование через сайт отеля или агрегатор.
- PMS автоматически получает данные о брони, резервирует номер и обновляет статусы в системе.
- При заезде администратор видит бронь в PMS, оформляет регистрацию, присваивает номер и оформляет счёт.
- В день выезда система формирует счёт, фиксирует оплату и обновляет номерной фонд.
Таким образом, PMS обеспечивает непрерывную цепочку автоматизации — от онлайн-заявки до отчётности.
Интеграция с каналами продаж и платежными системами
Современные PMS активно взаимодействуют с внешними платформами.
- Channel Manager — модуль, который синхронизирует PMS с онлайн-агентствами (Bronevik.com, Яндекс Путешествия, Ostrovok и др.). Это предотвращает овербукинг и упрощает управление тарифами.
- Платёжные шлюзы — интеграция с банковскими системами и эквайрингом, что позволяет принимать оплату онлайн.
- CRM и ERP-системы — обеспечивают связь PMS с корпоративными программами учёта и маркетинга.
Интеграция делает PMS ключевым звеном всей экосистемы гостиничного бизнеса, объединяя финансовые, административные и сервисные процессы в единую платформу.
Популярные PMS для отелей
Рынок предлагает множество решений — от простых программ до комплексных профессиональных систем. Рассмотрим самые известные PMS, используемые в гостиничном бизнесе:
- Fidelio (Oracle Hospitality OPERA) — одна из самых известных PMS в мире. Используется крупными гостиничными сетями. Отличается мощной аналитикой.
- Bnovo PMS — популярная российская облачная система, подходящая для небольших отелей и хостелов. Простая в настройке и имеет модуль Channel Manager.
- TravelLine: Отель — отечественная PMS, интегрированная с онлайн-бронированием, CRM и сайтом отеля.
- Frontdesk Master — облачная PMS с отчётностями и синхронизацией с OTA.
- Edelweiss PMS — программа для гостиниц среднего размера с модульной структурой и возможностью локальной установки.
- CloudBeds — международная облачная система с мощным аналитическим модулем и поддержкой интеграций на английском языке.
Выбор PMS зависит от масштаба гостиницы, бюджета и требуемого уровня автоматизации.
Облачные PMS
Облачные PMS — это системы, работающие через интернет. Они не требуют установки программного обеспечения на компьютер и доступны через браузер.
Преимущества облачных решений:
- доступ из любой точки мира;
- автоматические обновления;
- экономия на серверном оборудовании;
- высокая скорость внедрения.
Облачные PMS особенно востребованы в небольших гостиницах, где важны мобильность и простота обслуживания. Известные примеры: Bnovo, TravelLine, Clock PMS, CloudBeds.
Однако у облачных решений есть нюансы: стабильное интернет-соединение обязательно, а также важен уровень защиты данных. Для крупных отелей с высокими требованиями к безопасности нередко применяются локальные версии PMS.
Как выбрать PMS для отеля?
Выбор PMS — стратегическое решение, определяющее эффективность работы гостиницы.
Рекомендуется учитывать следующие критерии:
- Функциональность: наличие ключевых модулей — бронирование, отчётность, CRM.
- Масштабируемость: возможность расширять систему с ростом бизнеса.
- Интеграции: поддержка OTA, Channel Manager, платёжных шлюзов, бухгалтерских программ.
- Локализация: наличие русскоязычного интерфейса и поддержки валюты РФ.
- Стоимость: оценка соотношения «цена — качество» и наличие тарифа «лайт» для малых отелей.
- Обучение и поддержка: наличие службы сопровождения и обучающих материалов.
Перед покупкой рекомендуется протестировать систему на демоверсии, чтобы убедиться, что она подходит по интерфейсу и функционалу.
Как внедрить PMS в гостиничный бизнес?
Внедрение PMS — это не просто установка программы, а комплексная организация автоматизации всех процессов.
Этапы внедрения:
- Анализ процессов гостиницы — определение слабых мест и целей автоматизации.
- Выбор подходящей PMS — оценка функционала и совместимости с текущими системами.
- Настройка программы — ввод данных о номерах, тарифах, услугах и интеграция с сайтами бронирования.
- Обучение персонала — администраторы, бухгалтерия, менеджеры должны уметь работать в PMS.
- Тестовый запуск — проверка корректности бронирований и расчётов.
- Полноценный переход — запуск автоматизированной системы в постоянную эксплуатацию.
После внедрения важно регулярно обновлять программное обеспечение и отслеживать эффективность его работы.
Вопрос — ответ
— Что значит PMS в гостиничном бизнесе?
— PMS — это Property Management System, автоматизированная система управления отелем, которая объединяет бронирование, проживание, финансы и отчётность.
— Какая PMS лучше для небольшого отеля?
— Для малых гостиниц и хостелов подойдут облачные решения вроде Bnovo PMS, TravelLine или Frontdesk Master, предлагающие простые тарифы и быструю настройку.
— Чем PMS отличается от Channel Manager?
— PMS управляет внутренними процессами отеля, а Channel Manager синхронизирует данные с внешними сайтами бронирования. Часто обе системы интегрируются между собой.
— Можно ли внедрить PMS самостоятельно?
— Да, особенно если речь идёт об облачной PMS. Она настраивается онлайн и не требует сложного оборудования. Однако для крупных гостиниц рекомендуется подключение специалистов.
Выводы
PMS — это ключевой инструмент автоматизации гостиничного бизнеса. Система объединяет все аспекты управления отелем — от бронирования и проживания до финансового учёта и маркетинга.
Современная ПМС превращает хаотичную организацию в управляемую структуру, где каждый процесс автоматизирован, а каждая услуга контролируется. И именно это сегодня отличает успешные гостиницы от устаревших форматов бизнеса.
Что еще почитать по теме
- Как открыть гостиницу с нуля?
- 7 лучших сайтов для бронирования отелей в России
- Как стать менеджером по туризму
Редакция Bronevik
Bronevik.com — это система онлайн-бронирования отелей и сопутствующих услуг в России и СНГ. Это один из немногих интернет-ресурсов по бронированию гостиниц, который работает с отелями непосредственно через кабинет по прямым договорам. Подключайтесь к Bronevik.com, чтобы привлечь еще больше гостей и увеличить доход.
Зарегистрируйте свой отель бесплатно на Bronevik.com с помощью онлайн-формы.