Командировка сотрудника на личном автомобиле

Использование личного транспорта в служебных целях становится все более распространенным среди сотрудников компаний — в некоторых случаях это удобнее, чем добираться до места на общественном транспорте. Путешествие на своем авто имеет ряд преимуществ: гибкость в выборе маршрута и времени отправления, удобство перевозки вещей и оборудования, а также отсутствие необходимости арендовать транспортное средство. Но использование собственного ТС в рабочей поездке требует соблюдения определенных правил и правильного заполнения документов.

Командировка на личном транспорте — общие моменты

Поездка на своей машине возможна в случае, если сотрудник получает на это согласие работодателя и оформляет необходимые документы. Важно понимать, что использование своего ТС в корпоративных целях отличается от обычного использования ТС в повседневной жизни. Работодатель обязан компенсировать расходы на бензин в командировке на личном транспорте, амортизацию и другие сопутствующие траты.

Командировка сотрудника на личном автомобиле должна быть оформлена соответствующим образом. Необходимо выпустить документ — обычно это приказ руководителя фирмы или распоряжение, в котором указывается цель поездки, маршрут следования, сроки и другие важные детали. Приказ должен включать информацию о том, что работник будет эксплуатировать собственное транспортное средство.

Существует два основных варианта оформления эксплуатации личного транспорта:

1. Компенсация за использование личного автомобиля в командировке.

Работодатель возмещает траты на бензин, техническое обслуживание и амортизацию автомобиля. Размер компенсации определяется договором между наймодателем и работником.

2. Аренда

Работодатель заключает договор аренды личного автомобиля сотрудника. В этом случае он выплачивает арендную плату, которая включает компенсацию за износ автомобиля и стоимость топлива.

Поездка в командировку на личном автомобиле: документы до выезда

Перед выездом необходимо подготовить:

1. Заявление с просьбой разрешить использование своего автомобиля в служебных целях. Его человек пишет на имя руководителя.

2. Приказ о направлении в командировку, в котором указаны цель поездки, сроки, маршрут. Его подписывает руководитель.

3. Путевой лист для командировки на личном автомобиле (или маршрутный лист для командировки на личном транспорте) — документ, подтверждающий маршрут следования. Его заполняет работник и заверяет наймодатель.

4. Документ, подтверждающий право собственности: копия свидетельства о регистрации ТС.

5. Страховой полис ОСАГО.

Если сотрудник уезжает на своей машине в служебную поездку, с ним требуется подписать допсоглашение к приказу и указать в документе сумму компенсационных выплат за использование личного транспорта для целей фирмы (ст. 188 ТК РФ). Оно составляется в свободной форме и должно содержать информацию:

— Название фирмы, сведения о сотруднике.

— Номер ПТС машины, на которой работник собирается в поездку по служебным вопросам.

— Характеристики ТС: VIN-номер, госномер, год выпуска, производитель и модель, цвет, технические характеристики двигателя.

— Порядок компенсации расходов (затраты на ГСМ и ремонт в даты эксплуатации авто в интересах фирмы: фактически подтвержденные траты или расходы по нормам).

— Сроки начисления компенсационных выплат и возмещения расходов.

Командировка на личном автомобиле — списание ГСМ и расчет затрат на проезд

Расходы на использование своей машины в рабочей поездке включают:

1. Покупку топлива — стоимость бензина или дизеля рассчитывается исходя из пробега автомобиля и среднего расхода топлива.

2. Амортизацию — компенсацию за износ автомобиля, рассчитанную на основании норм амортизации.

3. Ремонт и техническое обслуживание, связанные с использованием машины в служебных целях.

Служебные разъезды

Служебные разъезды отличаются от командировок тем, что они происходят в пределах одного населенного пункта или региона. При использовании своего транспорта для служебных разъездов также требуется оформление соответствующих документов и компенсация расходов.

Договор аренды

Заключение договора аренды личного автомобиля сотрудника позволяет юридически закрепить отношения между наймодателем и работником. В документе указываются условия аренды, размер арендной платы, порядок возмещения расходов и ответственность сторон.

Соглашение с работником

Сотрудник и наймодатель должны заключить соглашение, в котором будут прописаны все условия использования личного автомобиля в служебных целях — так как это не командировка на служебном транспорте, а поездка на машине, принадлежащей сотруднику. В соглашении следует указать:

— цель использования ТС;
— условия компенсации расходов;
— ответственность сторон;
— срок действия соглашения.

Можно ли в командировке использовать автомобиль супруга

Это допускается, но только при наличии письменного согласия владельца ТС и оформлении соответствующего договора аренды или соглашения о компенсации расходов. При этом порядок начисления компенсаций и учета расходов такой же, как при использовании собственного ТС.

Закрывающие документы

Чтобы получить возмещение ГСМ при командировке на личном автомобиле и компенсацию других расходов, необходимо предоставить в бухгалтерию:

— авансовый отчет;
— путевой лист на командировку на служебном транспорте;
— чеки, счета и иные документы, подтверждающие покупку ГСМ.

Также для полной отчетности и подтверждения трат потребуется служебная записка об использовании личного транспорта в командировке.

Путевой лист для командировки на служебном автомобиле на несколько дней можно взять из Постановления № 78 Госкомстата РФ от 28.11.1997. Форма предназначена для перевозчиков — юридических лиц, но компания может подправить ее под свои нужды. Допускается и собственная форма — ее необходимо утвердить в локальном акте компании. Она должна содержать информацию такого порядка:

1. Даты поездки, не превышающие 1 месяца (предельный срок для путевого листа). Время поездки по рабочим делам должно совпасть с тем, что указано в служебной записке. В противном случае у налоговиков появятся вопросы к тому, как проводился учет расходов.

2. Личные данные лица, оформившего путевой лист (это может быть владелец ТС).

3. Сведения о ТС (тип, производитель и модель, госномер, сведения о ПТС, дата техосмотра/техобслуживания, пробег в километрах).

4. ФИО водителя и номер его прав.

5. Маршрут следования ТС.

6. Информация о ГСМ: остаток бензина или дизеля на начало/окончание пути, все заправки на АЗС в течение поездки. Чеки должны быть именно с тех АЗС, которые находятся по маршруту проезда ТС.

Заключение

Для сотрудника поездка по служебным делам на своем транспорте — во многих случаях более комфортное и оптимальное решение. Он не зависит от расписания самолетов/поездов, более свободен в планировании времени. При условии того, что работодателем производится в полном объеме оплата бензина в командировке на личном транспорте, а также компенсация других трат, этот вариант более предпочтителен для рабочих поездок на небольшие и средние расстояния.