Командировка за границу: оформление, суточные и компенсация расходов

С точки зрения оформления загранкомандировка не отличается от командировки внутри страны. Все нормы относительно поездок по делам фирмы регулируют ст. 166 и ст. 167 ТК РФ, а также Постановление № 749 от 13.10.2008 Правительства РФ. Список документов и отчетность одинаковые, но все же разница существует на уровне организации и подготовки. Разбираемся в особенностях.

Командировка за границу: оформление

Для оформления командировки за рубеж необходимо выполнить ряд обязательных процедур. Сначала руководитель должен издать приказ о направлении сотрудника в такую поездку. В нем указывается цель, продолжительность, а также место назначения. Служебное задание и командировочное удостоверение — необязательные документы, но они могут быть составлены, если такой порядок предусмотрен в локальных актах фирмы.

Если сотрудник отправляется в страну, требующую получения визы, ему необходимо подготовить все необходимые документы для ее оформления. В некоторых случаях может потребоваться медицинская страховка или специальное разрешение на въезд.

Особенности загранкомандировок

Заграничная командировка имеет свои нюансы, которые необходимо учитывать.

Командировка за рубеж требует более длительной подготовки, чем рабочая поездка в пределах страны. Потребуется время для оформления загранпаспорта, если у сотрудника его нет, а также для прохождения всех формальных процедур посольства/консульства при получении визы.

Сотрудники, которые направляются в другое государство, должны знать его язык или хотя бы английский. Это позволит им общаться с местными жителями и решать возникающие вопросы.

Важно учитывать местные обычаи и традиции. Сотрудник должен быть готов к тому, что в некоторых странах приняты определенные нормы поведения, которые могут отличаться от привычных. Например, в ряде мусульманских стран женщинам не рекомендуется носить открытую одежду.

Рабочая командировка за границу: какие налоги уплачивает работодатель

Работодатель обязан уплатить следующие налоги:

1. Налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Работодатель обязан удержать НДФЛ с доходов сотрудника, полученных в период поездки по служебным вопросам.

2. Налог на прибыль организаций. Если организация получила доход от деятельности, осуществляемой за рубежом, она обязана уплатить налог на прибыль.

3. Налог на добавленную стоимость (НДС). В некоторых странах применяется НДС, который работодатель обязан уплатить при приобретении товаров или услуг за границей.

Командировка за границу — суточные. Как оплачивать в 2025 году

Суточные при рабочих поездках за рубеж выплачиваются сотруднику авансом в валюте или рублях. Максимальная сумма не ограничена, но если она превышает 2500 руб./сутки, то на сумму превышения начисляется НДФЛ. Фирма сама определяет максимальный размер суточных в своих локальных актах.

Важный момент: суточные при загранкомандировках при пересечении границы рассчитываются по нормам для поездок за рубеж — 2500 руб./день. День возврата в РФ, наоборот, считается по нормам командировок по России — 700 руб./день. Командировочные за границей рассчитываются по среднему заработку.

Служебные командировки за границу в страны СНГ

Когда по работе необходимо посетить страны СНГ (Беларусь, Армения, Казахстан, Киргизия), есть некоторые нюансы. При таких командировках не ставятся отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Тогда оплата поездки по рабочим вопросам за границу и суточные считают по дате пересечения границы, которая определяется по проездным документам. Именно поэтому важно сохранять билеты на транспорт, чтобы после возвращения внести правильные данные в авансовый отчет.

Ограничения для командировки за рубеж

На работников, которых наймодатель планирует отправить в заграничную поездку по делам фирмы, накладываются те же самые ограничения, как и для командировок по России. Нельзя послать сотрудников:

без трудового договора с компанией;
младше 18 лет;
с ученическим договором (если поездка не связана с учебой);
беременных женщин;
людей с ограниченными возможностями (инвалидов) при наличии медицинских документов.

Также существуют ограничения для командировки за рубеж, связанные с санкционными списками и политическими отношениями между странами. Перед направлением сотрудника в такую поездку необходимо проверить наличие ограничений и санкций, в том числе индивидуальных.

Больничный лист в заграничной поездке

Если сотрудник заболел во время рабочей поездки в другую страну, он имеет право получить компенсацию. Для этого необходимо обратиться в местное медицинское учреждение и получить соответствующие документы. По возвращении в Россию их нужно передать в свою организацию для оформления больничного листа.

Больничный лист из иностранной клиники не принимается, нужен российский. Чтобы его получить, необходимо предоставить:

1. Документы, подтверждающие траты в поездке.

2. Документы, подтверждающие факт лечения, — это может быть заключение от иностранного госпиталя с названием организации и подписью врача.

3. Перевод документов из п. 2, заверенный нотариусом.

4. Российский больничный листок, который выдается при предоставлении документов от иностранного госпиталя.

Длительная или короткая командировка за границу — подготовка

Перед поездкой за рубеж по делам фирмы необходимо пройти следующие этапы подготовки:

1. Оформление необходимых документов: паспорт, виза, медицинская страховка, командировочное удостоверение.

2. Финансовые вопросы: обмен валюты, получение наличных средств.

3. Культурная подготовка: знакомство с обычаями и традициями страны назначения.

Командировка за границу, подтверждающие документы к которой собираются и сдаются по тем же правилам, что и для деловых поездок по России, станет успешной при тщательной и своевременной подготовке. Правильное оформление, знание особенностей и соблюдение всех требований законодательства помогут избежать неприятных ситуаций и эффективно достичь бизнес-целей.

Командировка за границу: оформление, суточные и компенсация расходов