Авансовый отчет по командировке

Когда сотрудник возвращается из командировки и выходит на свое привычное рабочее место, прежде всего ему необходимо сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Насколько важно предоставлять этот документ вовремя, зачем он требуется и что произойдет, если он будет сдан не вовремя или с ошибками? Разбираемся в статье.

Для чего нужен авансовый отчет за командировку

Это документ, подтверждающий целевое использование средств, выданных работнику перед командировкой. Он позволяет контролировать расходование средств, предоставленных сотруднику для выполнения служебного задания за пределами места его постоянной работы.

Согласно трудовому законодательству РФ, работодатель обязан выдать сотруднику деньги на покрытие расходов, связанных с поездкой по делам фирмы. Однако эти средства должны быть использованы строго по назначению и с документальным подтверждением. Именно для этого и существует авансовый отчет после командировки.

Помимо контроля за расходами, он служит основой для расчета заработной платы и различных компенсаций. Если сотрудник потратил больше, чем было выписано ему авансом, и получился перерасход, то недостающую сумму нужно компенсировать. Если же, наоборот, работник вернул часть неиспользованных средств, то они учитываются соответствующим образом.

Как заполнить авансовый отчет за командировку

Заполнение документа требует внимательности и аккуратности. Вот основные шаги:

1. Персональная информация: необходимо указать ФИО сотрудника, должность, подразделение, а также цель командировки.

2. Расходы: перечислить все затраты, которые имели место в ходе командировки; важно указать дату и сумму каждой операции.

3. Подтверждение расходов: приложить документы, подтверждающие каждую затраченную сумму (например, чеки, квитанции); обычно их наклеивают на лист А4, который сдают вместе с отчетом.

4. Подпись и дата: подписать документ и поставить дату его составления.

5. Виза руководителя: бумаги подписывает руководитель подразделения или ответственное лицо компании.

После утверждения документ передается в финансовый отдел для проведения ревизии и окончательного учета. Остаток аванса нужно внести через кассу предприятия, а компенсацию за перерасход получить наличными, или же деньги будут перечислены на карту.

Какие документы нужны для авансового отчета по командировке

Основными типами подтверждающих документов выступают:

Чеки. Они служат главным доказательством фактических расходов. Должны содержать наименование организации, сумму, дату и время оплаты.

Квитанции. Их предъявляют в случае отсутствия чеков. Они должны быть оформлены на имя командированного сотрудника и содержать информацию о приобретенных товарах или услугах.

Билеты. При поездках на транспорте необходимо сохранять билеты на самолет, поезд, автобус и другие виды транспорта, чтобы подтвердить расходы на проезд.

Счета за проживание. Эти документы подтверждают оплату гостиницы, апартаментов, хостела или другого жилья. Счет содержит данные о сроке пребывания, сумме оплаты и данные постояльца.

Выписки с банковских карт. Если оплата производилась безналичным способом.

Копии платежных поручений. Если оплата производилась через банк.

Счета за питание (опционально, если эти расходы компенсируются). При отсутствии чеков можно использовать счета из ресторанов и кафе, которые подтверждают факт питания и сумму затрат.

Все перечисленные документы должны быть приложены к авансовому отчету и предъявлены вместе с ним. Они помогут подтвердить все командировочные расходы, указанные в сотрудником, и обеспечат правильное их отражение в учете. За суточные авансовый отчет не требует подтверждающих документов, но их сумма должна быть в него занесена.

Авансовый отчет по командировке: срок предоставления

Сроки сдачи авансового отчета зависят от внутренних правил компании. Ранее сроки сдачи ограничивались тремя рабочими днями после возвращения, и за их нарушение следовали штрафные санкции. Но это правило отменили в 2020 г. Теперь работодатели не вправе требовать от сотрудника заполнить документ именно в этот срок, но фирма может выпустить внутренние акты, регулирующие этот вопрос.

Если нарушить сроки, работодатель может применить дисциплинарные меры. Кроме того, его несдача вовремя может привести к задержке выплаты заработной платы и других компенсаций, связанных с командировкой. Поэтому важно соблюдать сроки, которые закреплены в локальных актах фирмы, и своевременно представлять этот документ.

Предоставление авансового отчета по командировке в электронном виде

Отчитаться за командировку можно в электронном виде, если это предусмотрено внутренними правилами компании. Федеральное законодательство не препятствует такому формату. Все больше организаций используют электронные системы учета и управления (ЭДО), позволяющие сотрудникам загружать необходимые документы для авансового отчета по командировке прямо в систему.

Это значительно упрощает процесс подачи отчетов, ускоряет их обработку. Однако следует учитывать, что в некоторых ситуациях потребуется бумажная копия отчета с оригиналами документов, особенно, если речь идет о крупной сумме или международных командировках.

Как заполняется авансовый отчет по командировке в случае ее отмены

Даже если поездка была отменена, документ все равно нужно заполнить и представить бухгалтерам. В этом случае в графе «расходы» будут указаны суммы, выписанные авансом, но не потраченные в связи с отменой поездки. Эти деньги должны быть возвращены в кассу предприятия. Процедура поможет избежать путаницы и недоразумений в бухгалтерском учете.

Ошибки при заполнении авансового отчета

При заполнении документов нужно быть внимательным и делать все аккуратно, чтобы у финансовых служб не возникло вопросов. Часто допускаются следующие ошибки:

Неправильное указание суммы расходов, когда цифра, указанная в отчете, не соответствует реальным тратам.
Отсутствие подтверждающих документов: нет чеков, квитанций или других документов, способных обосновать фактические расходы.
Даты в отчете и подтверждающих документах не совпадают.
Информация не соответствует действительности, сотрудник предоставил недостоверные сведения.

Эти ошибки могут привести к задержкам в выплате заработной платы и другим неприятным последствиям. Поэтому важно внимательно проверять все данные перед подачей отчета.

Бланк авансового отчета по командировке

Обычно документ содержит следующую информацию:

1. ФИО сотрудника полностью без сокращений.

2. Наименование отдела/подразделения/департамента, в котором работает человек.

3. Подробное описание цели поездки.

4. Сумма аванса: сколько денег было выдано сотруднику перед командировкой.

5. Список всех расходов с указанием даты, суммы и краткого описания.

6. Перечень всех приложенных к отчету документов.

7. Подписи сотрудника и руководителя подразделения.

Постановлением № 55 от 01.08.2001 Госкомстата РФ утвержден авансовый отчет по командировке по форме АО-1.Но фирма может разработать и использовать собственный бланк, внести в него все обязательные реквизиты и применять в своей учетной политике.

Заключение

Оформление авансового отчета по командировке — ее завершающий этап. Сделать это вовремя и без ошибок важно как для самого сотрудника, так и для финансовых служб компании. Срок, в который необходимо отчитаться за командировку, регламентирует наймодатель, а работник ответственен за полноту и достоверность информации, а также за наличие всех подтверждающих документов.