Однодневная командировка

Как правильно оформлять и оплачивать сотрудникам однодневные командировки.

Командировка — частая история для сотрудников на многих должностях. Некоторые работники могут ездить в служебные поездки каждый месяц или неделю. Но не во всех случаях эти поездки могут быть продолжительными, иногда для выполнения производственного задания достаточно одного дня или даже нескольких часов. Такая командировка день в день имеет свои особенности. Даже краткосрочный отъезд по делам компании необходимо правильно оформить и оплатить. Посмотрим, как это делается.

Что считать однодневной командировкой?

Продолжительность служебных поездок никак не ограничивается законодательно — они могут длиться любое время. Это зависит от задач, для решения которых работодатель может отправить сотрудника по делам фирмы на месяц, неделю, несколько дней, 1 день, на несколько часов.

Однодневная командировка — это такая служебная поездка в другой регион/город, откуда работник возвращается в тот же самый день, в который он в нее прибыл. Даты приезда/отъезда должны совпасть.

Но не каждая поездка по делам фирмы длиной в одни сутки будет считаться командировкой. Нужно, чтобы были выполнены все условия, согласно Положению, утвержденному Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года:

• В трудовом договоре нет пунктов о разъездном характере работ для конкретной должности.

• Сотрудник официально числится в штате фирмы.

• Даты приезда/отъезда совпадают — если человек возвращается обратно ночным рейсом, который прибывает после 00:00, такая поездка уже считается двухдневной.

• Место, куда отправился сотрудник, должно отличаться от места его постоянной работы.

Командировка однодневная — особенности

Если в многодневной командировке сотруднику положены суточные, оплата проезда и проживания, то в однодневной идет только возмещение затрат на проезд и иных расходов, которые готов оплачивать наймодатель (и это предусмотрено внутренними нормативными актами фирмы). Это может быть оплата мобильного, использования транспорта, хранения багажа и прочее.

Согласно статьям 139, 152, 153, 167 Трудового кодекса, оплата за однодневную командировку происходит по тем же нормам, что и оплата за любую подобную поездку, — в соответствии со средним заработком.

Однодневные командировки — оформление и оплата

Пошаговый алгоритм по оформлению

1. Сначала нужно издать приказ на командировку на 1 день, который заверяется подписью директора. И обязательно ознакомить с ним сотрудника. Можно взять готовые формы Т-9/Т-9а или воспользоваться собственным бланком, если такой есть в компании. В приказе необходимо отразить все детали поездки, если в компании не выдаются командировочные удостоверения, которые стали необязательны с 08.01.2015.

2. Далее нужно выдать сотруднику авансом средства, которые пойдут на покрытие расходов на выезде, — наличными либо переводом на его банковскую карту.

3. Командировку необходимо отразить в табеле учета рабочего времени. Для поездок на 1 день используют код «06» или «К». Для поездок, выпадающих на праздничный/выходной день, используют обозначения «06/03» или «К/РВ». В табеле важно указать, сколько часов сотрудник работал в этот день, чтобы бухгалтерия ему оплатила их в двойном размере.

4. После возвращения от работника потребуется авансовый отчет с прикрепленными документами, которые подтверждают расходы: билетами, чеками, квитанциями и т. д.

Если командировка на один день в другой город выпала на обычный рабочий день, то ее нужно оплачивать по среднему заработку. Если же сотруднику пришлось отправиться по делам фирмы в праздник или выходной и выполнять свои служебные обязанности, то это время работодатель ему компенсирует в двойном размере. Также возможна оплата в одинарном размере с предоставлением отгула.

Иногда поездка занимает не весь рабочий день и в этот день сотруднику приходится трудиться еще и на своем рабочем месте. Часы, которые он пробыл на своем рабочем месте, оплачиваются в обычном порядке.

Командировка на 1 день — оформление продления

Поездки по делам фирмы всегда планируются на определенный срок, короткие однодневные поездки — не исключение. Но иногда не хватает времени для выполнения всех задач или сотрудника задерживают непредвиденные обстоятельства. Либо работодатель решил расширить/дополнить служебное задание, поручить дополнительную работу.

Есть два варианта действий: продлить командировку либо оформить новую. Продление предпочтительнее — это быстрее и проще.

Алгоритм:

• Утвердить новые сроки и получить согласие сотрудника на более длительное нахождение в отъезде.

• Внести изменения в приказ / при необходимости издать новый приказ.

• При продлении однодневной поездки у сотрудника возникает право на суточные, потому что она уже не считается однодневной. Суточные нужно перечислить авансом.

Аванс на расходы при продлении очень важно перечислить вовремя. В противном случае человек имеет право отказаться оставаться дольше в отъезде, при этом работодатель не может привлечь его к дисциплинарной ответственности. Деньги можно перевести без оригинала заявления сотрудника, достаточно факса или электронной почты. Оригинал можно будет получить после его возвращения.

Зачем оформлять однодневную командировку

Неважно, сколько времени продлилась поездка, ее все равно нужно должным образом оформить по закону. Любые просьбы работодателя съездить на объект в другом городе или посетить филиал могут нарушать права сотрудника, особенно если предполагается, что последний будет добираться до места за свои деньги и расходы на месте тоже оплачивать самостоятельно.

Отсутствие приказа об однодневной командировке — нарушение трудовых норм. Устные просьбы работодателя не имеют юридической силы. Без приказа и соответствующих бумаг от поездки можно отказаться и не получить дисциплинарное взыскание.

Если должность не предполагает разъезды, это не оговорено в трудовом договоре, работодатель, настаивая на поездке без оформления, нарушает права сотрудника.

Кого нельзя отправлять в однодневную поездку?

ТК РФ выделяет категории сотрудников, которых нельзя привлекать к командировкам любой длительности, однодневные — не исключение.

- Несовершеннолетние сотрудники.

- Работники, с которыми заключен договор ученика, если поездка не связана с учебой.

- Беременные женщины.

С письменного согласия можно привлекать следующие категории сотрудников:

- Женщины, у которых есть дети до 3 лет.

- Родители-одиночки, воспитывающие детей до 14 лет.

- Родители со статусом многодетных с детьми до 14 лет.

- Родители, у которых есть дети-инвалиды.

- Сотрудники, вынужденные ухаживать за недееспособными/больными членами семьи.

- Матери/отцы детей до 14 лет, если супруг трудится вахтовым методом.

Резюмируем

Однодневная командировка в другой город законодательно приравнивается к обычной, которая оформляется на любое другое количество дней. Она оформляется и оплачивается по тем же правилам. В однодневной поездке есть нюансы, о которых необходимо помнить:

• При поездках на 1 день работнику положено возмещение проезда и иных расходов, которые он понесет на месте и которые работодатель будет готов ему оплатить.

• Когда предполагается командировка на 1 день, суточные выплачиваются, только если возникает необходимость ее продлить. Если сотрудник уехал и вернулся в пределах одной даты, суточные на 1 день командировки по закону не платятся.

• Однодневную командировку документировать обязательно. Без приказа, только по словесному указанию руководства сотрудник имеет право от нее отказаться без последствий.