Отчетные документы за проживание в гостинице
Согласно ст. 168 ТК РФ, любой сотрудник, которого работодатель направил в поездку по служебным вопросам, имеет право на компенсацию оплаты жилья — в отеле, апартаментах или частной квартире. Это правило распространяется на поездки по России и за границу. Сумма денежной компенсации обычно регламентируется внутренним актом фирмы, если речь идет о коммерческом предприятии. Для госконтор могут устанавливаться ограничения.
В Постановлении № 749 отмечено, что сотрудник должен получить деньги на траты в командировке авансом. А после возвращения он обязан подтвердить свои траты и сдать авансовый отчет, прикрепив к нему подтверждающие бумаги. В том числе отчетные документы за оплату в гостинице.
Фактическое нахождение в гостинице или арендованной квартире (апартаментах) во время командировки обязательно подтверждается наличием соответствующих документов. Эти бумаги доказывают факт пребывания в номере / по адресу жилья и оплаты услуг. Они нужны для составления отчетности перед работодателем в бухгалтерию компании. Важно понимать, какие именно документы нужно получить и как их правильно оформить. Разберем все нюансы.
Оплата гостиницы в командировке: какие документы нужно предоставить
Компания сама определяет, какие именно бумаги сотрудник должен предоставить в авансовом отчете для подтверждения проживания, четкий перечень законодательно не установлен. Но, так как на основании этих бланков организация отчитывается перед налоговой, они должны соответствовать определенным критериям.
Акт о проживании в гостинице
Документ, который доказывает факт пребывания в гостинице. В нем содержится информация о госте, числах заезда/выезда, стоимости и других услугах, которыми клиент воспользовался в период пребывания в отеле. Акт подписывается представителем гостиницы и гостем. Он служит доказательством того, что услуги были действительно предоставлены.
Договор
При бронировании номера через интернет или по телефону может быть заключен договор о проживании. В нем обычно прописываются условия, стоимость услуг и порядок внесения оплаты. Этот документ может использоваться для подтверждения, но к нему прибегают довольно редко из-за широкого распространения систем онлайн-бронирования, где в качестве подтверждения могут использоваться другие способы.
Другой документ о проживании в гостинице
Подобным документом может также служить счет-фактура, ваучер, чек или квитанция об оплате услуг. Они содержат стандартную информацию, но могут отличаться по форме и оформлению, в зависимости от правил конкретной гостиницы. Важно сохранять все чеки и квитанции, так как они являются основанием для компенсации расходов при составлении авансового отчета.
Справка из гостиницы о проживании
Этот вариант используется, когда сотрудник не предоставил никакие другие документы. Справка о проживании в гостинице для командировочных дается по запросу фирмы, может стать косвенным доказательством расходов в период служебной поездки, но не может использоваться в качестве отчетности перед налоговой.
Для чего нужно предоставлять документы о проживании в гостинице для командировочных
Сотрудник должен подтвердить тот факт, что в период поездки по делам фирмы он действительно жил в отеле, а не бесплатно у знакомых/родственников. Отчетные документы для командировочных за проживание в гостинице позволяют обосновать целесообразность выделенных сотруднику средств, которые он получил заранее перед отбытием.
Также подтверждение пребывания в гостинице в командировке необходимо для того, чтобы фирма могла отчитаться перед налоговой за расход средств. С денег, выделенных сотруднику на аренду жилья, уплачивается НДФЛ.
Документы на проживание в гостинице для авансового отчета
Для составления отчета о расходах на жилье в командировке будет достаточно предоставить какой-либо из нижеперечисленных документов:
- акт или счет-фактуру о проживании;
- квитанцию об оплате;
- кассовый чек за оплату номера в гостинице для авансового отчета (если оплата была наличными);
- при необходимости — договор о бронировании или иные дополнительные соглашения.
Эти отчетные документы гостиницы служат основанием для учета затрат и возврата денежных средств работнику.
Требования к документам, подтверждающим проживание в гостинице
Перечень необходимых сведений, которые должны быть в документах:
- Акт о проживании. Чаще всего акт предоставляется, если компания заключила договор о бронировании жилья с турфирмой или пользовалась помощью посредника. Тогда там должна присутствовать сумма и еще должна быть прописана услуга (к примеру, проживание в номере с даты по дату).
- Ваучер, квитанция, счет-фактура. В этих бумагах указывается название объекта, адрес, период, данные командированного сотрудника и сумма.
- Чек. Документ относится к бланкам строгой отчетности. Он формируется на стороне отеля по установленной форме. Оригинал или электронную копию нужно прикладывать к авансовому отчету.
- Договор.
В договоре необходимо указать:
- реквизиты юрлица — владельца объекта размещения;
- персональные данные гостя: ФИО и паспорт;
- адрес отеля, категорию номера, кол-во номеров (если договор заключается на бронирование для группы сотрудников);
- цену;
- даты проживания;
- даты плюс время прибытия и отъезда.
Сроки, в которые нужно предъявить документы за проживание в гостинице для бухгалтерии
В Положении о командировках указано, что работнику дается 3 суток на предоставление в бухгалтерию документов для авансового отчета. Бухгалтер проверяет подлинность всех предоставленных бумаг, сверяет суммы и сводит их с теми, что выдавались работнику авансом. Если все в порядке, вопросов к сотруднику нет. Если возникают сомнения в подлинности, могут запросить дополнительные документы из отеля.
В случае, когда командированный превысил лимит и ему пришлось потратиться на бронь отеля из личных средств, например, доплатить за бронирование при продлении командировки, ему возвращают эти деньги в ближайшую зарплату/аванс.
Как поступить, если сотрудник не предоставил документы, подтверждающие его проживание в гостинице
Такие ситуации бывают: человек мог потерять документы или они могли испортиться. Тогда наймодатель может самостоятельно запросить у гостиницы акт о проживании конкретного сотрудника в конкретный период, либо последний может сделать это сам — попросить продублировать чек/ваучер/счет-фактуру.
Иногда внутренними актами компании предусмотрена финансовая компенсация оплаты жилья в поездках по делам фирмы, даже если человек ночует у родных/знакомых. Ее размер устанавливается работодателем. Для того, чтобы получить эту компенсацию, сотруднику нужно отдать наймодателю служебную записку с пометкой принимающей стороны. И тогда дополнительные документы из гостиницы для командировочных не потребуются.
Как подтвердить проживание в гостинице при бронировании через онлайн-сервисы
Факт оплаты номера можно подтвердить кассовым чеком. Его выдадут по запросу на ресепшене при выезде. Многие объекты размещения спрашивают гостей, нужно ли им подтверждать проживание в гостинице. Документы для авансового отчета они готовят по запросу. Это распространенная услуга, и для постояльцев она бесплатная.
Что еще почитать по теме
- Глэмпинг — комфортный отдых на природе
- Авторские путешествия: что это такое и зачем они нужны?
- Апарт-отели как инвестиции в отельный бизнес
Редакция Bronevik
Bronevik.com — это система онлайн-бронирования отелей и сопутствующих услуг в России и СНГ. Это один из немногих интернет-ресурсов по бронированию гостиниц, который работает с отелями непосредственно через кабинет по прямым договорам. Подключайтесь к Bronevik.com, чтобы привлечь еще больше гостей и увеличить доход.
Зарегистрируйте свой отель бесплатно на Bronevik.com с помощью онлайн-формы.