Кто такой travel-менеджер и чем он занимается
Рынок деловых поездок в России продолжает расти, а вместе с ним меняются требования корпоративных клиентов к гостиничному сервису. Всё чаще ключевым лицом при выборе отеля становится travel-менеджер — специалист, отвечающий за организацию командировок сотрудников компании. Понимание его роли помогает отельерам выстраивать долгосрочные B2B-отношения и увеличивать загрузку номерного фонда.
Travel-менеджер: кто это простыми словами
Travel-менеджер — это сотрудник компании или аутсорсингового агентства, который полностью управляет деловыми поездками: от бронирования авиабилетов и отелей до контроля бюджета и соблюдения корпоративной тревел-политики.
Основные задачи travel-менеджера в командировках
Работа travel-менеджера — это не просто бронирование. Его функционал значительно шире и напрямую влияет на загрузку отелей.
Планирование и организация поездок
Специалист подбирает оптимальные маршруты, даты и средства размещения с учётом:
- бюджета компании;
- расположения офиса или места проведения мероприятия;
- сроков командировки;
- требований безопасности.
Бронирование гостиниц для командировок
Одна из ключевых зон ответственности — выбор и бронирование отелей. Travel-менеджер обращает внимание на:
- корпоративные тарифы;
- возможность безналичной оплаты;
- гибкие условия отмены;
- скорость подтверждения брони;
- наличие закрывающих документов.
Контроль расходов и отчётность
Travel-менеджер следит за тем, чтобы стоимость проживания и дополнительных услуг не выходила за рамки утверждённых лимитов. Он формирует отчёты, анализирует траты и оптимизирует расходы на будущие поездки.
Работа с форс-мажорами
Задержки рейсов, переносы встреч, ранний заезд или поздний выезд — travel-менеджер оперативно решает нестандартные ситуации, в том числе во взаимодействии с отелями.
Чем travel-менеджер полезен отелю
Для гостиницы travel-менеджер — это не разовый гость, а источник стабильного корпоративного потока. Сотрудничество с такими специалистами даёт отелям:
- регулярные бронирования в будние дни;
- высокий процент повторных заездов;
- прогнозируемую загрузку;
- снижение зависимости от OTA.
Кроме того, travel-менеджеры часто формируют короткие списки рекомендованных отелей, и попадание в этот пул может обеспечить гостинице долгосрочное партнёрство.
Какие отели выбирают travel-менеджеры
При выборе средства размещения для командировок travel-менеджеры в первую очередь оценивают:
- удобную локацию (деловые районы, транспортная доступность);
- чёткие условия корпоративных тарифов;
- оперативную коммуникацию с отделом продаж;
- возможность выставления счетов и работы по договору;
- стабильное качество сервиса без «сюрпризов».
Дополнительные плюсы — ранние завтраки, рабочее место в номере, быстрый Wi-Fi и гибкие условия заезда.
Как отелю выстроить работу с travel-менеджерами
Для travel-менеджера отель — это не эмоция и не бренд, а рабочий инструмент, который должен быть предсказуемым, удобным и экономически оправданным. Гостиницы, которые понимают эту логику, получают стабильный поток корпоративных гостей и долгосрочные контракты.
1. Сформируйте отдельное предложение для командировок
Travel-менеджеры практически не работают с открытыми розничными тарифами. Им важно видеть специальные корпоративные условия, адаптированные под деловые поездки:
- фиксированные или динамические корпоративные тарифы;
- включённые завтраки;
- понятные условия раннего заезда и позднего выезда;
- прозрачную стоимость без скрытых доплат.
Отдельный тариф «для командировок» повышает доверие и снижает количество согласований внутри компании клиента.
2. Упростите процесс бронирования и коммуникации
Чем быстрее отель отвечает на запрос, тем выше вероятность бронирования. Travel-менеджеры ценят:
- одного контактного менеджера со стороны отеля;
- оперативные подтверждения наличия номеров;
- возможность бронирования по договору или заявке;
- понятные условия изменения и отмены брони.
Задержки в ответах и сложные схемы согласования часто становятся причиной отказа от сотрудничества.
3. Предложите удобную систему оплаты и документооборота
Для корпоративных клиентов критически важны безналичные расчёты и корректные закрывающие документы. Отель, готовый работать по договору, выставлять счета и предоставлять акты и счета-фактуры в срок, автоматически получает преимущество.
Также большим плюсом будет:
- возможность постоплаты;
- централизованная оплата за группу командировок;
- гибкие условия расчётов для постоянных партнёров.
4. Обеспечьте стабильность сервиса для деловых гостей
Travel-менеджеры избегают отелей с нестабильным качеством. Для командировок особенно важны:
- гарантированный Wi-Fi;
- рабочее место в номере;
- ранние завтраки или ланч-боксы;
- тишина и соблюдение стандартов.
5. Будьте готовы к изменениям и форс-мажорам
Переносы рейсов, срочные заселения, продления проживания — стандартная реальность командировок. Отели, которые:
- быстро вносят изменения в бронирование;
- идут навстречу при корректировке дат;
- помогают с ранним заездом или поздним выездом,
- становятся приоритетными партнёрами для travel-менеджеров.
6. Работайте на долгосрочные отношения, а не разовые заезды
Travel-менеджеры мыслят не единичной поездкой, а серией командировок. Эффективная стратегия для отеля включает:
- фиксированные условия на длительный период;
- персональные тарифы под объём;
- аналитику по заездам и среднему чеку;
- регулярную коммуникацию без навязчивых продаж.
Такой подход позволяет встроиться в корпоративную тревел-политику компании.
7. Продвигайте себя именно в B2B-сегменте
Чтобы вас заметили travel-менеджеры, отелю важно:
- иметь отдельный раздел «Для корпоративных клиентов» на сайте;
- чётко описывать условия размещения для командировок;
- использовать релевантные SEO-запросы (корпоративные тарифы, отель для командировок, B2B *размещение);
- присутствовать в профессиональных каналах и базах корпоративных отелей.
Travel-менеджер и будущее корпоративных поездок
Роль travel-менеджера продолжает усиливаться. Компании всё чаще передают управление командировками профессионалам, ожидая от них контроля затрат, безопасности сотрудников и предсказуемого сервиса. Для отельеров это означает рост значения B2B-канала и необходимость выстраивать системную работу с корпоративными клиентами.
Вопрос — ответ
— Кто такой travel-менеджер?
— Это специалист, который отвечает за организацию и контроль деловых поездок сотрудников компании.
— Чем travel-менеджер отличается от турагента?
— Турагенты работают с частными туристами, а travel-менеджеры — с корпоративными командировками и бизнес-клиентами.
— Почему отелям важно сотрудничать с travel-менеджерами?
— Они обеспечивают регулярные бронирования, стабильную загрузку и долгосрочные контракты.
— Какие отели предпочитают travel-менеджеры?
— Гостиницы с удобной локацией, прозрачными тарифами, безналичной оплатой и чётким документооборотом.
— Как отелю попасть в список рекомендованных?
— Предлагать корпоративные условия, быстро отвечать на запросы и обеспечивать стабильное качество сервиса.
Bronevik.com — крупнейший в России отельный консолидатор и агрегатор каналов продаж для отелей и других средств размещения. В базе Bronevik.com более 100 000 объектов в 6 000 населенных пунктах России, СНГ и ближнего зарубежья: от отелей и хостелов до апартаментов и глэмпингов, с которыми мы работаем только напрямую, без посредников. Размещение отеля на Bronevik.com позволяет одновременно вывести его на все подключенные площадки бронирования — без заключения десятков отдельных договоров.
Зарегистрируйте свой отель бесплатно на Bronevik.com с помощью онлайн-формы.