Документы для командировочных за проживание в гостинице
Командировка — это не только рабочие встречи и перелёты, но и обязательная отчетность перед бухгалтерией. Один из ключевых пунктов — подтверждение расходов на проживание в гостинице. Если предоставить неправильный документ или пропустить нужные реквизиты, компания не сможет зачесть расход, а сотруднику могут отказать в возмещении.
Ниже приведено подробное руководство, которое поможет понять, какие документы нужны командировочным за проживание, где их взять, как проверить правильность оформления и каких ошибок лучше избегать.
Какие документы подтверждают проживание в гостинице
Чтобы бухгалтерия приняла расходы, нужен документ с обязательными реквизитами, подтверждающий оплату и сам факт проживания. Сегодня используется несколько официально признанных форм.
1. Кассовый чек с QR-кодом
Самый распространенный документ. Выдается всеми отелями, хостелами, апартаментами, работающими через онлайн-кассы. Важные реквизиты:
- дата операции;
- наименование услуги (проживание, гостиничные услуги);
- стоимость;
- ИНН организации;
- QR-код (для проверки через ФНС);
- адрес отеля.
Чек подтверждает именно оплату, но для полной отчетности желательно дополнительно получить справку о проживании.
2. БСО (бланк строгой отчетности)
Используется гостиницами, которые официально имеют право работать без онлайн-касс (таких сейчас значительно меньше). БСО должен включать:
- номер и дату выдачи,
- наименование гостиницы,
- ИНН и адрес,
- ФИО гостя,
- срок проживания,
- стоимость,
- подпись и печать исполнителя.
3. Счет и квитанция об оплате
Нужны, если оплата производится по безналу через организацию, а не физическим лицом. Обычно комплект состоит из:
- счета на оплату;
- акта (иногда назыв. «оказанные услуги»);
- квитанции или платежного поручения.
4. Справка о проживании
Документ не подтверждает оплату, но фиксирует факт проживания и даты. Выходит дополнительно к чеку или БСО. Включает:
- ФИО гостя;
- номер комнаты;
- даты заезда и выезда;
- печать отеля.
Основные бухгалтерии требуют ее, чтобы исключить ситуации «чек есть, но человек не жил».
Какие документы требуются бухгалтерии для компенсации расходов
Чтобы полностью закрыть командировочные расходы, сотрудник предоставляет:
- командировочное удостоверение или служебное задание (если это требуется по внутреннему регламенту);
- авансовый отчет;
- кассовый чек или БСО за проживание;
- справку о проживании;
- договор или счет, если компания оплачивала проживание сама;
- копию брони, если нужны дополнительные подтверждения.
Некоторые компании требуют маршрутную квитанцию или посадочные талоны, чтобы подтвердить период командировки.
Важные реквизиты, без которых документы могут не принять
Для подтверждения гостиничных расходов документ должен содержать:
- название организации и ИНН;
- вид услуги — именно «проживание»;
- сумму оплаты;
- дату и время оплаты;
- адрес гостиницы;
- ФИО командировочного;
- подпись и печать (для БСО или справки);
- QR-код (для чека).
Если отсутствует хотя бы один обязательный реквизит, бухгалтерия может вернуть документ на доработку.
Как проверить подлинность документа
- Проверка чека. QR-код сканируется через приложение ФНС «Проверка чеков». Если чек настоящий, информация подтянется автоматически.
- Проверка БСО. Можно проверить: соответствие ИНН; наличие печати; номера бланка; регистрационные данные гостиницы (через ФНС или сервисы проверки юрлиц).
- Проверка счета и акта. Организация-исполнитель должна совпадать по реквизитам с той, что предоставила услугу.
Типичные ошибки командировочных при сборе документов
- Берут только чек, без справки о проживании.
- Получают документы не на свое ФИО, а на коллегу или на организацию.
- Теряют чек — его иногда можно восстановить, но не всегда.
- Принимают чек без QR-кода — такой документ может не пройти.
- Оплачивают проживание наличными «в серую» без документов — в отчетность это не пойдет.
Советы, как избежать проблем с отчетностью
- Сразу при заселении уточните, какие документы отель выдает для командировочных.
- Попросите оформить чек на ваше ФИО.
- Всегда забирайте справку о проживании в день выезда.
- Делайте фото или копии всех документов.
- Проверяйте реквизиты на месте — исправить их позже сложно.
Интересные факты о гостиничных документах
- Современные гостиницы все чаще отправляют документы в электронном виде, что удобно для бизнеса.
- В некоторых странах вместо БСО используется единый туристический налог, который автоматически подтверждает факт проживания.
- QR-коды сделали отчетность прозрачной: бухгалтерия может проверять чеки за секунды.
Вопрос — ответ
— Какие документы нужны командировочному за проживание в гостинице?
— Нужны кассовый чек или БСО, а также справка о проживании. При безналичной оплате — счет, акт и платежное поручение.
— Достаточно ли одного кассового чека?
— Желательно дополнительно предоставлять справку о проживании, так как чек подтверждает только оплату, а не сам факт проживания.
— Что такое БСО от гостиницы?
— БСО — бланк строгой отчетности, содержащий реквизиты гостиницы, данные гостя, сроки проживания и стоимость услуги.
— Какие реквизиты должны быть в документе за проживание?
— ИНН организации, название гостиницы, сумма, дата оплаты, вид услуги, адрес, ФИО гостя, QR-код (для чека), печать (для БСО и справок).
— Что делать, если потерял чек из гостиницы?
— Можно попросить дубликат у отеля, но выдают его не всегда. Лучше сохранять фото документа сразу.
Что еще почитать по теме
- Глэмпинг — комфортный отдых на природе
- Авторские путешествия: что это такое и зачем они нужны?
- Апарт-отели как инвестиции в отельный бизнес
Редакция Bronevik
Bronevik.com — это система онлайн-бронирования отелей и сопутствующих услуг в России и СНГ. Это один из немногих интернет-ресурсов по бронированию гостиниц, который работает с отелями непосредственно через кабинет по прямым договорам. Подключайтесь к Bronevik.com, чтобы привлечь еще больше гостей и увеличить доход.
Зарегистрируйте свой отель бесплатно на Bronevik.com с помощью онлайн-формы.