Как оплачиваются командировочные

В материале разбираемся, как происходит доплата за командировку и что входит в эти выплаты.

Командировка — это отъезд работника по делам компании в другой город или страну. Работодатель может отправить сотрудника с инспекцией, на деловые переговоры, для выполнения производственного задания или на конференцию. На период командировки фирма выплачивает командировочные, а также оплачивает саму работу. Эти расходы регламентируются законодательными актами и локальными документами предприятия. Разберем, как происходит доплата за командировку и что входит в эти выплаты.

Оплата командировки

Во время нахождения в поездке по служебному заданию сотрудник выполняет свои обязанности плюс те функции, которые на него возложены согласно производственному заданию. На период командировки за ним сохраняется рабочее место и зарплата. Дополнительно работодатель оплачивает расходы, связанные с пребыванием сотрудника в другом городе: проезд, аренду жилья и суточные. Размер суточных, не облагаемых НДФЛ, — 700 руб. по России и 2500 руб. при поездках за границу. Законодательство не устанавливает лимиты суточных, они прописываются в локальных актах компании. 

Оплата командировочных дней

По закону работодатель обязан выплатить командированному средний заработок за все дни, проведенные в отъезде по служебным вопросам. Расчетный период для исчисления среднего заработка зависит от того, сколько отработал сотрудник в фирме:

• больше года — берутся последние двенадцать месяцев;

• меньше года — время со дня приема на работу до последнего числа месяца перед командировкой;

• меньше месяца — время со дня приема на работу до дня перед отъездом;

• служебная поездка в первый день устройства на работу — берется размер оклада.

Средний заработок, или фактические выплаты за расчетный период, — это оклад, премии и надбавки. В него не входят отпускные, больничные, компенсации по соцпакету, социальные выплаты и периоды, когда сотрудник уезжал в командировки.

Средний дневной заработок — фактические начисления сотруднику за период, в который производится расчет, необходимо делить на количество отработанных дней в этот период.

Оплата рабочих дней в командировке осуществляется так: средний дневной заработок умножается на количество проведенных в поездке дней. Оплата в командировке по среднему заработку или по окладу зависит от ее длительности — оплата по окладу возможна, только если командировка назначена на первый рабочий день, когда человека только приняли на должность.

В случае, когда в компании почасовая оплата труда, за единицу расчета берется не средний дневной, а средний заработок за час. Начисленную по факту зарплату за период делят на количество отработанных часов за этот период. 

Сроки выплаты командировочных по среднему заработку совпадают со сроками выплаты очередной зарплаты или аванса. Эта сумма включается в регулярную ежемесячную выплату.

Как рассчитывают командировочные 

Пример: Менеджер Силантьев А. Б. принят на должность с 21.02.2021, 25.02.2024 его отправили в командировку на 5 дней. Всего в периоде для расчета (февраль 2023 — январь 2024) 247 рабочих дней. Исключаем периоды: август 2023 — больничный 8 рабочих дней, сентябрь 2023 — ежегодный оплачиваемый отпуск 14 рабочих дней.

Получается 247 − 8 − 14 = 225 отработанных по факту дней.

Как рассчитывается командировка

Начисления за все месяцы, исключая август и сентябрь, — 80 000 руб., август — 52 173,92 руб., сентябрь — 24 000 руб. Всего за период для расчета: 80 000 руб. * 10 мес. + 52 173,92 руб. + 24 000 руб. = 876 173,92 руб.

(876 173,92 / 225) * 5 = 19 470,5 руб. — начисление командировочныхменеджеру Силантьеву А. Б. С этой суммы уплачивается НДФЛ.

Если средний заработок меньше обычной зарплаты

Такие ситуации возникают, когда сотруднику на должности выплачивается только оклад. За счет того, что в некоторые месяцы (январь, февраль, май) количество рабочих дней меньше, средний заработок выходит ниже оклада. Если же на должности есть премии и надбавки, средний заработок будет больше. 

Когда получается так, что оплата по среднему в командировке существенно ниже, чем если бы сотрудник оставался на своем рабочем месте, ему могут доплатить до его фактического заработка. Такая возможность регламентируется коллективным/трудовым договором или локальными актами фирмы. На размер доплаты можно уменьшать налоговую базу при расчете налога на прибыль.

Оплата труда в командировке в выходные и праздничные дни

Если будние командировочные дни — это стандартная часть трудового процесса, то с выходными есть нюансы. Согласно ст. 167 ТК РФ и Постановлению Правительства РФ от 13.10.08 № 749, праздничные и выходные дни компенсируются в двойном размере. Если же сотрудник берет выходной, находясь в командировке, то оплаты не будет. За дни отдыха работодатель обязан выдать только суточные.

Какие именно дни считаются выходными, определяется внутренним распорядком компании или рабочим графиком для конкретной должности/отдела. Исходя из этого и рассчитываются начисления.

Если сотрудник провел выходной в дороге, это время не считается отдыхом. Ему нужно выплатить вознаграждение в двойном размере за работу в выходной. Но оплата будет почасовая, исходя из фактического времени, потраченного на дорогу. 

Как в командировке оплачивается сверхурочная работа и работа в ночные часы

Законодательство допускает, что сотрудника можно привлечь к сверхурочной и ночной работе. И не имеет значения, находится он в командировке или нет. 

Согласно позиции Министерства труда и социальной защиты, которую ведомство изложило в письме от 9 июля 2019 г. № 14-2/В-527, оплата сверхурочной работы: 

• в будние дни — первые 2 часа в полуторном размере, следующие часы в двойном размере (ст. 152 ТК РФ);

• в выходные дни — в двойном размере либо компенсация отгулом (ст. 152 ТК РФ).

• оплата работы ночью (с 22:00 до 6:00): точные размеры прописываются в локальном акте компании или коллективном договоре, эта сумма не должна ущемлять интересы сотрудника и быть не менее +20 % от его заработка в рабочее время.

За работу сверхурочно и в ночное время по инициативе самого сотрудника, без производственной необходимости, доплата не положена. 

Продление поездки

Для продления командировки работодатель издает соответствующий приказ и должен ознакомить с ним сотрудника. Оплата дней в командировке в этой ситуации осуществляется точно так же, по среднему заработку. В итоге доплата будет: (средний заработок) * (количество дополнительных дней).

Что входит в командировочные расходы

Оплата в командировке включает в себя не только начисления сотруднику за дни, проведенные в отъезде по служебному заданию. Сюда же входит оплата проезда в командировке, проживание и суточные. В загранкомандировках наниматель также компенсирует затраты на оформление загранпаспорта/визы, медицинскую страховку, консульские/аэропортовые сборы. Опционально — мобильную связь. 

Начисление командировочных обязательно осуществляется до поездки, под роспись сотрудника. Но четкие сроки законодательство не устанавливает. Если работодатель не выплачивает средства заранее (авансом), работник может отказаться от командировки. Если же он начисляет деньги после окончания командировки, он обязан заплатить еще и компенсацию за задержку выплаты.

Итоги

• Оплата работы в командировке осуществляется по среднему заработку, если сотрудник отправлен в нее в свой первый рабочий день в фирме — по окладу.

• За сверхурочные, работу в ночь, а также работу в выходные в командировке полагается такая же доплата, как если бы сотрудник не покидал свое рабочее место.

• Если средний заработок существенно меньше стандартной зарплаты, работодатель может произвести доначисления.

• При продлении поездки доплата производится по среднему заработку пропорционально количеству дней задержки.