Оплата проживания в командировке: как возместить расходы, отчетные документы, требования к жилью.

Оплата проживания в командировке

Какие документы нужны командированным для компенсации расходов на жилье

Командировки — важная часть рабочего процесса во многих компаниях и учреждениях. Обязательно они сопряжены с проживанием сотрудников в отеле, гостинице или съемных апартаментах. Согласно трудовому кодексу Российской Федерации, оплата за жилье полностью ложится на работодателя. Сотрудники обязаны собрать и предоставить документы, подтверждающие проживание в рабочей поездке. Как правильно это сделать и какой порядок оплаты — разобрались в редакции Bronevik.com.

В чем разница между командировкой и служебной поездкой 

Командировка и служебная поездка — это не одно и то же. 

Служебные поездки подразумевают, что у работника разъездной характер работы и это часть основных должностных обязанностей — они прописаны в трудовом договоре и за них начисляется обычная зарплата. Служебная поездка не требует отдельного оформления.

Командировка — это поездка по распоряжению работодателя на конкретный срок для конкретной работы по служебному поручению. Это может быть другой город или даже страна. Такая поездка оформляется специальным приказом, она предполагает начисление командировочных и отдельно компенсацию расходов на жилье. 

Есть ограничения: согласно законодательству, в командировки запрещено отправлять беременных женщин, несовершеннолетних, оформленных по ученическому договору и инвалидов с медицинскими противопоказаниями.

Требования по условиям жилья для сотрудников в командировочных поездках

Законодательно это не регулируется. Работник может как поселиться в отель, так и снять апартаменты. Стоимость и тип размещения могут быть обозначены во внутренних актах организации. В одних учреждениях могут зафиксировать в приказе о командировке конкретный отель, в других указать только лимит стоимости, а выбор оставить за командированным. Расходы несет на себе работодатель. 

Обязательно нужно учитывать, что согласно статье 168 Трудового кодекса РФ компенсация полагается только в случае, когда работодателя уведомили о выбранном варианте и компания дала свое разрешение.

Для возмещения средств сотрудник должен подтвердить, что проживал в отеле, гостинице или съемном жилье. Если же по месту командирования у него есть родственники или знакомые, где можно бесплатно остановиться, никакой компенсации не требуется.

Как работникам подтвердить проживаниеи возместить расход

В случае с гостиницей это просто: достаточно попросить на ресепшн бланк строгой отчетности, справку, счет и кассовый чек. Если же сотрудник снимал дом, квартиру или апартаменты, потребуется договор аренды и документ, подтверждающий оплату. Это кассовый чек, если жилплощадь сдает организация, или расписка о получении денег, если арендодатель — физическое лицо.

Бывает, что деятельность компании предполагает регулярные командировки в одно и то же место. Тогда организация снимает квартиру или дом на постоянной основе. Это называется «служебное жилье» — в таком случае от работников не требуются отчетные документы. Оплачивать им тоже ничего не надо, поэтому компенсация, соответственно, не положена: все расходы по-прежнему несет работодатель.

Требования к отчетным документам

Бланк отеля или гостиницы должен обязательно содержать полное название и адрес организации, номер и дату оформления, стоимость проживания, время заселения и выселения, ФИО командированного, описывать перечень и стоимость полученных дополнительных услуг. Бланк закрепляется подписью и печатью.

Кассовый чек из отеля должен содержать номер, сумму и дату.

При оплате жилья у частного лица в расписке следует указать место и дату составления, полные ФИО как арендатора, так и арендодателя, адрес, сумму и цель платежа, подпись и дату подписи.

Если для поиска пришлось оплачивать риэлтора — обязательно нужно приложить отчет об оказании услуг с чеком об оплате, чтобы компания компенсировала и этот расход.

Что делать, если документы не предоставлены или потеряны

Вне зависимости от причины, по которой документы о проживании в командировке не были своевременно предоставлены в бухгалтерию, решение о компенсации денег принимает руководитель. Обычно в таких случаях делают официальный запрос в отель — работники обязаны в ответ выслать справку, которая подтверждает, что в запрашиваемый период работник действительно проживал в отеле.

Для налоговой службы такая справка не является прямым подтверждением расходов на жилье. Чтобы произвести взаиморасчеты и выплатить компенсацию, бухгалтерии нужно будет указать другую причину расходов — иначе с суммы будет взыскан налог на прибыль.

Права сотрудника на отдых

Поскольку командировка предполагает поездку в другой город, время, проведенное в ней, делится на рабочее и нерабочее. Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан обеспечить такие условия, чтобы в нерабочие часы командированный мог полноценно отдыхать. И в случае если в однокомнатной квартире селят троих, не связанных приятельскими отношениями, это условие очевидно нарушается.

Для отстаивания своего права на отдых нужно ознакомиться с внутренними актами компании. Если в них не указано конкретное место проживания, а только сумма расходов на проживание, сотрудник имеет право отказаться жить в одной квартире с коллегами. В таком случае можно заселиться в отель или другую квартиру, если расходы укладываются в лимит, установленный компанией.

Если же работодатель без законных обоснований ограничивает работников в самостоятельном выборе жилья, командированные могут обратиться в трудовую инспекцию, указав в жалобе, что проживание с посторонними людьми на маленькой площади не соотносится с правами на отдых и на условия труда.

Забронировать отель для командировки сотрудника можно на Bronevik.com — осталось только зарегистрироваться.