Командировочные документы: как оформить, как рассчитать аванс и количество дней, какие нужны отчетные документы.

Документы для командировки сотрудника

Работодатель может отправить своего сотрудника в другой регион или страну в командировку. Все документы для нее составляются в соответствии с действующим законодательством — такие поездки нужно правильно оформлять, чтобы в дальнейшем корректно оплачивать налоги.

Цель всегда должна быть связана с деятельностью компании. Командировка работника из головного офиса в региональный филиал, чтобы поздравить коллег с каким-либо праздником, для налоговой будет экономически не обоснованной. Лучше указать рабочую повестку: проверка отчетности, согласование стратегии, утверждение годового плана.

Сроки

Любая командировка всегда ограничена по срокам. Предельная продолжительность поездки законодательно не закреплена. Организация самостоятельно определяет, сколько дней работнику нужно потратить для решения служебных вопросов. Но слишком длительная командировка может быть квалифицирована трудовой инспекцией как скрытый перевод на другое место работы. 

Минимальные интервалы между командировками также не регулируются законом. Работодатель имеет право отправлять работника по служебным делам так часто, как того требует производственная необходимость.

Как оформить

В каждой компании разработана своя инструкция — подробная или общая. Но есть и единые правила для каждого предприятия.

Пошаговая инструкция, как оформить командировку сотруднику:

1. Составить локальный нормативный акт, в котором прописать порядок оформления командировок. Подобные документы регламентируют размер суточных, правила бронирования отелей, билетов и прочие важные детали. Коммерческая организация самостоятельно определяет список затрат, бюджетная руководствуется Постановлением Правительства № 553 от 18.04.2020. 

2. Выбрать кандидата для направления в служебную командировку. 

3. Выпустить приказ, ознакомить с ним работника, получить его подпись. Существуют унифицированные формы документа: для одиночной поездки — образец Т-9, для групповой — образец Т-9а. Без приказа нельзя зафиксировать факт отъезда по служебным делам. 

4. Забронировать билеты и гостиницу. В Положении о командировках указывается ответственный за этот этап — сам направляемый, секретарь или специальный отдел. 

5. Выдать аванс: суточные, компенсацию за бронирование отеля и билетов, если работник приобретал все сам.

6. Заполнить табель учета рабочего времени. Командировочные дни считаются рабочими и помечаются кодом «06» или буквой «К», они оплачиваются по среднему заработку сотрудника. 

7. После окончания необходимо получить авансовый отчет от работника в течение трех дней. Он должен отчитаться о фактически понесенных расходах и приложить подтверждающие документы: билеты на транспорт, гостиничный чек, посадочные талоны, договор аренды жилья и прочее. За суточные отчитываться не нужно. Образец унифицированной формы отчета — № 1-АО.

Командировочное удостоверение оформлять необязательно, достаточно Приказа о командировке, если речь идет о коммерческой организации.

Как рассчитать количество дней

Работодатель может отправить сотрудника в служебную поездку на конкретный срок, который зависит от объема и сложности задач. В него включаются:

• время, требуемое для проезда до вокзала, автобусной станции, аэропорта, которые располагаются за чертой населенного пункта, где находится организация;

• день отправления транспорта;

• все дни остановки в дороге;

• время, проведенное сотрудником в отъезде;

• все дни больничного, если он был оформлен в то время, пока сотрудник находится в поездке;

• день прибытия в населенный пункт, в котором находится организация.

Порядок выхода на работу в дни отъезда и приезда проговариваются отдельно с работодателем. 

Как правильно рассчитать аванс

В Положении о командировках компания может самостоятельно определить порядок расходов и их размер. Обычно компенсируют: затраты на дорогу, проживание, суточные, иные затраты, подтвержденные документами. 

Перед поездкой работнику нужно передать аванс согласно смете будущих расходов. Смету он составляет сам и отдает на утверждение руководителю и главному бухгалтеру. Суммы в 700 ₽ в день для поездок по России и 2500 ₽ в день для зарубежных поездок не облагаются НДФЛ, с них не уплачиваются страховые взносы. 

Оплата труда в командировочные дни

Для расчета размера выплаты берется средний заработок. Помимо оклада, учитываются все премии и надбавки, но исключаются периоды простоя, пособия по нетрудоспособности, беременности и родам.

Средний заработок в командировке равен среднему дневному заработку по фактически отработанным дням до ее начала. 

Как правильно определить средний заработок? Если сотрудник отработал год и больше, в расчет берутся последние 12 месяцев, если меньше — период от дня выхода на работу до последнего числа месяца, предшествующего командировке. 

Иногда командировка сотрудника выпадает на его первый рабочий день. В таком случае в качестве среднего заработка берется оклад. 


Как оформляется продление

Служебная поездка может продлеваться по решению руководства. Отдельную процедуру для этого случая разрабатывать не нужно, достаточно следовать алгоритму:

• получить письменное согласие работника, если требуется;

• оформить приказ о продлении в произвольной форме;

• перевести дополнительный аванс в счет его дополнительных расходов.

Все необходимые документы подписываются по возвращении из поездки.

Как оформлять отзыв из командировки сотрудника

Служебную поездку можно прервать, если ее цель более не актуальна, нет возможности выполнить поставленные задачи, или наступили иные обстоятельства, из-за которых необходимо вернуться на рабочее место досрочно. Также сотрудник должен преждевременно вернуться, если на его имя поступила повестка в военкомат. 

Для досрочного отзыва оформляется приказ в произвольной форме. Его оригинал работник подписывает после возвращения.

Какие документы нужно предоставить по приезде

Все необходимые документы передаются в бухгалтерию в течение трех рабочих дней после приезда. Очень важно все сделать в срок, чтобы правильно рассчитать налоги. Расходы подтверждают:

1. Проездные документы на любые виды транспорта — билеты, в том числе электронные. Если работник летал на самолете, дополнительно предоставляется посадочный талон с отметкой о досмотре.

2. Кассовые чеки или квитанции, подтверждающие покупку билетов. Если билеты приобретались онлайн, то чеки приходят на электронную почту или в личный кабинет платформы, на которой они были куплены. 

3. Кассовые чеки или квитанции на оформление услуг стороннего сервиса-посредника, на котором приобретались билеты.

4. Путевой и маршрутный листы, вместе с ними — служебная записка, если в поездке использовался личный автомобиль.

5. Чеки с АЗС на оплату ГСМ, парковок, из ремонтных мастерских, на покупку комплектующих для ремонта, если работник поехал на собственном авто. 

6. Акт об оказании гостиничных услуг.

7. Кассовый чек из отеля.

8. Договор аренды жилья и расписка о получении денег от арендодателя, если человек проживал у частного лица.

Работнику необходимо оформить авансовый отчет — в нем он указывает свои расходы и реквизиты всех подтверждающих документов.

Штрафы за неправильное оформление

За неправильное оформление и неверный учет документов для командировки сотрудника могут последовать штрафы. Должностных лиц, индивидуальных предпринимателей и небольшие фирмы штрафуют на 1000 – 5000 ₽, средние и крупные компании — на 30 000 – 50 000 ₽. Чтобы избежать санкций со стороны проверяющих органов, нужно все оформить в соответствии с законодательством.

Кого нельзя отправить в командировку

Руководитель сам решает, кого именно ему направить в другой город по делам фирмы и сколько работник проведет там времени. Отказаться невозможно без риска нарушения трудовой дисциплины. Но есть категории работников, непригодных для отправки либо пригодных, но с ограничениями.

Не отправляют:

• беременных женщин;

• несовершеннолетних, кроме тех, кто занят на творческих профессиях.

Отправляют с ограничениями:

• иностранных работников;

• людей с ограниченными возможностями здоровья;

• работников с ученическим договором, если только поездка не связана с их ученическим статусом;

• кандидатов в выборный орган в период проведения выборов.

Отправляют с письменного согласия:

• родителей-одиночек с детьми до 14 лет;

• родителей с детьми-инвалидами;

• многодетных родителей с хотя бы одним ребенком младше 14 лет;

• опекунов детей до 14 лет;

• родителей детей до 14 лет, когда второй родитель на вахте или военной службе; 

• женщин с детьми до 3 лет;

• ухаживающих за больным родственником при наличии медицинского заключения.

Письменное согласие для отправки в поездку по делам организации сотрудник оформляет в свободной форме.

В каких случаях можно отказаться от поездки

Трудовой кодекс РФ рассматривает необоснованный отказ как нарушение трудовой дисциплины. Для отправки кого-либо по делам организации руководитель не должен спрашивать его согласия. Но есть исключения.

Если в трудовом договоре указано, что в обязанности сотрудника не входит разъездная работа, то можно отказаться на законных основаниях. Но, если эти пункты не прописаны, по умолчанию командировка — такая же работа. 

Состояние здоровья, подтвержденное медицинским заключением, тоже может стать основанием для отказа от поездки по служебным вопросам. Для обоснования нужно предоставить все необходимые документы из медицинского учреждения. 

Отменить командировку можно по тем же самым причинам, что и получить отгул на работе: болезнь, семейные обстоятельства, несчастный случай. Документальные подтверждения в этом случае будут стандартными: больничный лист, справка из ЗАГСа с датой свадьбы, которая выпадает на даты отъезда, акт о прорыве трубы из ЖЭКа и так далее.

Организация зарубежной командировки

Оформляется по примеру командировки в пределах РФ. Отдельных нормативных актов для этого случая не существует. Есть четкая инструкция, которая применима ко всем типам командировок. У заграничных поездок есть свои особенности, связанные с порядком въезда в страну пребывания. 

Для зарубежной поездки сотрудников в командировку потребуется загранпаспорт, виза и страховой полис. Сколько будет стоит оформление двух последних документов, зависит от конкретной компании, которая будет этим заниматься. Затраты на оформление всех документов для загранкомандировки компенсирует организация. 

Краткое резюме

Краткая инструкция по оформлению:

• утвердить Положение о командировках;

• найти подходящего работника, проверить, можно ли его отправлять в служебную поездку;

• оповестить работника, при необходимости получить его согласие;

• издать приказ, ознакомить работника, получить его подпись;

• командировочному — составить план, купить билеты, забронировать отель, получить аванс;

• по возвращении в течение трех дней сдать авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы;

• работодателю — рассчитать и начислить оплату за дни в отъезде в соответствии со средним заработком.


А найти идеальную локацию и забронировать проживание в командировку можно у нас — нужно только зарегистрироваться.