Как отправить в командировку сотрудника: 2024

Служебной командировкой называют поездку сотрудника за пределы места постоянной работы на определённый срок для выполнения служебного задания от работодателя. Но любого ли сотрудника можно отправить в командировку? Как правильно организовать и оформить поездку на всех этапах? Броневик подскажет ответы на эти и другие вопросы.

Чем отличается командировка от служебной поездки

Главное отличие этих вариантов — в трудовых обязанностях сотрудника, который отправляется из пункта А в пункт Б (обязанности зафиксированы в должностной инструкции).

К примеру, в служебную поездку можно отправить сотрудника, работа которого осуществляется в пути или имеет разъездной характер (этот момент должен быть зафиксирован в трудовом договоре): например, курьера или торгового представителя.

А для условного инженера-проектировщика, который по умолчанию трудится в офисе в Москве, отправка в рабочую поездку в Коломну будет считаться чем? Правильно, командировкой.

Кого можно и кого нельзя отправить в командировку

Начнём с того, что сотрудник, которого руководство планирует отправить в служебную командировку, должен быть устроен по трудовому договору. Кроме того, надо уточнить, не находится ли он в списке лиц, попадающих под ограничения.

Например, согласно трудовому кодексу, отправка в служебные командировки беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников невозможна (если несовершеннолетний не является спортсменом, актёром или представителем другой творческой специальности).

Также существует целый список сотрудников, которых отправить в командировку можно, но строго при отсутствии медицинских противопоказаний; также оформляется письменное согласие сотрудника на поездку. Это:

• женщина с ребёнком или детьми младше 3 лет;
• одинокие родители и опекуны детей до 14 лет;
• мать или отец ребёнка до 14 лет, второй родитель которого работает вахтовым методом или служит по контракту;
• родители или опекуны детей-инвалидов;
• сотрудник, который ухаживает за больным членом семьи;
• многодетный родитель при условии, что младшему ребёнку не исполнилось 14 лет, а старший является несовершеннолетним;
• инвалида; 
• кандидата, который участвует в выборах (до официального опубликования результатов выборов). 

Сколько может длиться командировка

Трудовое законодательство не ограничивает сроки командировок. Служебная командировка может быть как однодневной, так и растянутой на несколько месяцев. Но важно, чтобы работодателем в учётных документах  были зафиксированы первый и последний день командировки: то есть заранее нужно рассчитать, сколько дней необходимо сотруднику для решения поставленных задач.

А теперь переходим к главному! Порядок оформления командировки — от подготовки до завершения.

Первое: готовим основные командировочные документы 

Главная командировочная бумага, необходимая для правильного оформления — приказ о направлении работника в командировку, и он должен быть подписан директором организации и работником, который направляется в поездку. 

В приказе обязательно указывают дату создания документа и его порядковый номер, название фирмы, Ф.И.О. и должность сотрудника, место назначения и данные принимающей стороны, длительность и план поездки с указанием цели. Опционально — служебные обязательства и задачи, которые необходимо будет выполнить во время поездки.

Можно оформлять такие документы по форме Т-9 или разработать собственный внутренний бланк (образец легко найти в интернете). Оба варианта будут правильными с точки зрения законодательства.

Кстати, перед командировкой рекомендуем ознакомить сотрудника с Инструкцией по охране труда. На всякий случай: все мы помним, что повторение — мать учения

Второе: рассчитываем, фиксируем и выдаём аванс

У работника предприятия должна быть возможность оплатить проезд до места назначения, проживание в течение всего срока командировки и другие неизбежные расходы в поездке (в частности питание) — и не деньгами из собственного кармана. Поэтому перед тем как сотрудник поехал в командировку, работодатель выплачивает ему аванс.

Аванс включает в себя командировочные и суточные. Командировочные — это деньги, которые идет на оплату проезда и проживания, а суточные покрывают неизбежные дополнительные расходы сотрудника. Размер суточных определяется локальными документами компании, например, Положением о командировках.

Сумма аванса фиксируется в смете за подписью главного бухгалтера и директора компании (ещё один документ из числа необходимых), а деньги перечисляются сотруднику заранее, чтобы на момент отправки в командировку тот мог ими распоряжаться.

Третье: продлеваем командировку (или отзываем из неё)

Не всегда всё идёт по плану, и случается, что командировку нужно продлить или досрочного завершить, и при обоих вариантах развития события составляются дополнительные документы.

В первом случае нужно получить письменное согласие сотрудника, оформить и издать приказ о продлении командировки с указанием причины и новых сроков. И, конечно, перечислить дополнительный аванс, чтобы сотрудник, который находится в командировке, был финансово защищён.

Во втором случае работодателем оформляется приказ об отзыве из командировки: также с указанием причины отзыва и срок возвращения сотрудника.

Напомним, что строгой формы такие приказы не имеют, за образец при разработке корпоративного бланка можно взять тот вариант из интернета, который вам покажется наиболее подходящим.

Четвёртое: проверяем командировочные расходы

По возвращении из командировки сотрудник оформляет и передаёт фирме авансовый отчёт с документами, подтверждающими расходы на проезд и проживание: чеками, билетами, бланками строгой отчётности, квитанциями и счетами. Образец такого отчёта можно найти в интернете.

При этом о том, сколько суточных сотрудник потратил в командировке и как именно он ими распорядился, он отчитываться не обязан. Образец такого отчёта можно найти в интернете.

Список необходимых для отчёта документов будет чуть больше в том случае, если сотрудник учреждения отправился в командировку на личном или служебном транспорте. При таком варианте у него следует запросить служебную записку в свободной форме с документами, которые подтверждали бы и маршрут следования, и факт использования автомобиля во время командировки: счета с заправки, мойки, сервисов и других подобных мест.

Если в результате проверки отчёта оказывается, что сотрудник вынужденно потратил на организацию поездки большую сумму, чем было в изначальном плане, и она превысила размер командировочных, компания их возмещает. Если меньше — работник возвращает неизрасходованную сумму.

Пятое: оплачиваем командировку

При командировании сотрудник получает не зарплату, а средний заработок, порядок расчёта которого таков: среднедневной заработок умножается на число дней, которые работник находился в отъезде на момент расчёта.

Что такое среднедневной заработок? Чтобы его правильно посчитать, необходимо разделить заработок сотрудника за расчётный период на количество фактически отработанных в расчётном периоде дней. При этом расчётным периодом считается календарный год, который предшествовал командировке.

Если сотрудник был в пути или работал в выходные дни, правила оплаты командировки позволяют ему получить за это либо оплату в двойном размере, либо стандарный среднедневной заработок плюс возможность взять отгул с сохранением заработной платы.

Итак

Порядок оформления командировки вырисовывается следующий:

• убедиться в том, сотрудник может свободно отправиться в командировку с точки зрения трудового законодательства (или со справкой и письменным согласием);
• издать приказ о направлении сотрудника в командировку (оформляется по утверждённому корпоративному образцу);
• рассчитать и выплатить аванс;
• в случае необходимости правильно оформить продление командировки или отзыв из неё;
• по возвращении сотрудника из поездки получить от него авансовый отчёт и служебную записку, чтобы посчитать его командировочные расходы;
• оплатить работу, которую сотрудник выполнил в командировке.

Удобно, если общая инструкция по оформлению командировки с чётким списком необходимых документов зафиксирована во внутреннем Положении о командировках, а каждый учётный документ (от приказа до направления в командировку до авансового отчёта) разработан с учётом специфики компании и здравого смысла.